Aturan untuk Etiket Email di Tempat Kerja

Meskipun Anda mungkin tidak menggunakan email untuk berkomunikasi secara sosial sebanyak dulu, Anda mungkin masih menggunakannya untuk korespondensi profesional. Jika Anda berinteraksi dengan rekan kerja, atasan, klien, dan pelanggan, dan calon atasan Anda, pastikan untuk mengikuti enam aturan ini untuk etiket email yang benar.

1. Pikirkan Sikap Anda

Bahkan di dunia di mana kita terburu-buru untuk menyelesaikan sesuatu secepat mungkin untuk melanjutkan ke tugas berikutnya, luangkan waktu untuk menggunakan perilaku yang baik dalam email Anda. Jangan lalai mengatakan "tolong" dan "terima kasih."

Ketika berbicara dengan orang yang tidak Anda kenal atau sama sekali, atau dengan siapa Anda hanya memiliki hubungan formal, atasi mereka dengan judul dan nama belakang mereka, kecuali mereka meminta Anda untuk melakukan sebaliknya. Misalnya, ucapkan "Dear Mr. White" atau "Dear Ms. Grey." Jika Anda membalas email dan pengirim pesan asli telah menandatanganinya dengan nama depannya saja, maka Anda dapat dengan aman menganggap tidak masalah untuk mengatasinya dengan cara yang sama.

2. Perhatikan Nada Suara Anda

Nada adalah cara Anda, sebagai penulis, dapat mengekspresikan sikap Anda dalam pesan email. Itu memengaruhi cara penerimaan. Anda biasanya ingin memastikan bahwa penerima dianggap sopan, ramah, dan mudah didekati. Anda tidak ingin terdengar kasar atau menuntut. Baca kembali pesan Anda beberapa kali sebelum memukul kirim.

Saat menulis kepada seseorang yang pernah berkomunikasi dengan Anda, mulailah dengan mengatakan sesuatu yang ramah seperti "Saya harap Anda baik-baik saja." Meskipun emoji dapat membantu Anda menyampaikan nada dengan lebih mudah, jangan gunakan nada itu dalam email profesional kecuali jika Anda menulis kepada seseorang yang memiliki hubungan sangat informal dengan Anda. Jangan pernah menggunakannya saat menulis ke calon atasan.

Itu selalu dianggap etiket email yang buruk untuk menulis email atau sebagian dari itu dalam semua huruf besar. Itu akan membuat Anda terlihat seperti sedang berteriak.

3. Bersikap Singkat

Orang yang sibuk tidak memiliki waktu atau kecenderungan untuk menghabiskan lebih dari satu menit membaca email individu. Jika Anda ingin mengizinkan penerima membaca pesan Anda dengan cepat - dan masih memahaminya - Anda harus membuatnya singkat.

Namun, jangan tinggalkan detail terkait. Pastikan pesan Anda dengan jelas menyampaikan alasan Anda untuk menulisnya. Tidak ada yang menghemat waktu jika Anda akhirnya bolak-balik saat Anda mencoba menjelaskan detail yang Anda hilangkan.

4. Hindari Menggunakan Singkatan SMS

Meskipun Anda ingin menghemat waktu, Anda tidak harus menggunakan singkatan SMS di email profesional Anda. Jika Anda banyak mengirim SMS, seperti banyak orang, Anda mungkin terbiasa menggunakan semacam steno untuk berbicara dengan teman-teman Anda.

Misalnya, Anda dapat menggunakan "u," "ur," dan "plz" alih-alih "Anda," "milik Anda," dan "tolong." Singkatan-singkatan ini tidak memiliki tempat dalam korespondensi bisnis kecuali penerima adalah seseorang yang memiliki hubungan biasa dengan Anda.

5. Gunakan Alamat Email Profesional

Untuk pesan yang terkait dengan pekerjaan Anda saat ini, selalu gunakan alamat email yang ditugaskan oleh atasan Anda kepada Anda. Namun, Anda tidak boleh menggunakannya untuk mengirim pesan yang tidak terkait dengan pekerjaan Anda, misalnya, jika Anda mencari yang baru. Gunakan akun email pribadi sebagai gantinya.

Jika Anda tidak memiliki akun pribadi, misalnya, yang disediakan oleh penyedia layanan internet Anda ketika mendaftar untuk mendapatkan layanan, dapatkan akun email gratis. Gunakan Gmail atau layanan lain untuk mengatur alamat yang terdengar profesional. Jangan gunakan sesuatu yang konyol atau sugestif. Nama depan dan belakang Anda atau nama lengkap Anda adalah pilihan yang tepat.

6. Jangan Lupa Ejaan dan Tata Bahasa

Sangat penting bagi Anda untuk mengoreksi email dengan hati-hati. Jangan pernah mengabaikan langkah kritis ini, tidak peduli seberapa sibuk Anda. Hal-hal yang ingin Anda perhatikan adalah ejaan yang benar dan tata bahasa yang tepat. Selain mengeja kata-kata umum dengan benar, Anda juga ingin mengeja nama orang dengan benar, termasuk nama penerima Anda dan nama perusahaannya.

Berhati-hatilah untuk tidak terlalu mengandalkan pemeriksa ejaan. Mereka mungkin tidak memperhatikan kesalahan mengeja kata saat digunakan secara tidak benar. Misalnya, pemeriksa ejaan tidak akan menandai kata "ke" dalam kalimat, "Saya harus bertanya untuk Anda," meskipun, dalam konteks ini, itu harus "dua." Periksa ejaan ejaan yang Anda tidak yakin dengan menggunakan kamus online gratis seperti Merriam-Webster.