Cara Membuat Program Saran Karyawan yang Sukses

Jebakan dari program saran karyawan yang salah dipahami berlipat ganda, legendaris, dan paling sering - mudah dihindari. Program saran karyawan yang dibangun dengan hati-hati, yang diluncurkan dengan komitmen organisasi, kejelasan, dan komunikasi berkelanjutan dapat secara positif memengaruhi garis bawah Anda dan motivasi serta antusiasme karyawan Anda.

Program saran karyawan yang salah dipahami, diluncurkan dengan tergesa-gesa, dan tidak terdefinisi dapat mematikan orang dan menghasilkan niat buruk, sinisme, dan kesalahpahaman. Ini adalah takdir dari banyak program saran karyawan yang diluncurkan tanpa pikir panjang melalui kotak saran karyawan.

Apakah Perusahaan Anda Membutuhkan Program Saran Karyawan?

Sebelum meluncurkan program saran karyawan, pertimbangkan budaya perusahaan Anda. Apakah Anda saat ini menerima gagasan segar dan bijaksana?

Apakah saran karyawan sudah meresap ke permukaan pada rapat staf dan dalam percakapan biasa? Jika demikian, mungkin metode yang lebih informal untuk menumbuhkan ide-ide baru dijamin daripada program saran karyawan penuh atau kotak saran karyawan.

Mungkin Anda dapat menjadwalkan sesi brainstorming departemen atau menghasilkan ide tentang topik tertentu selama bagian dari rapat staf mingguan Anda. Anda dapat menetapkan satu hari dalam sebulan untuk makan siang di mana setiap karyawan diminta untuk mengirimkan setidaknya satu ide.

Anda dapat meminta manajer Anda untuk membawa tiga ide karyawan ke setiap rapat manajer. Kreativitas membantu Anda dengan baik dalam menghasilkan ide.

Jika tidak, mulailah dengan bertanya bagaimana dengan budaya Anda yang saat ini mencekik ide? Apakah masalah ini akan terus ada ketika Anda menerapkan program saran karyawan? Jika demikian, program saran karyawan Anda yang sukses harus menghilangkan atau menghindari hambatan ini sebelum Anda mulai.

Program saran karyawan termasuk kotak saran yang sering diimplementasikan harus dibangun dan diimplementasikan dengan hati-hati karena mereka sulit digunakan, sulit untuk mengikuti, memakan waktu, mereka dapat menyebabkan perasaan yang lebih keras daripada hasil positif dan mereka harus dikelola secara ketat dan adil.

Elemen dalam Program Saran Karyawan yang Sukses

Beberapa program saran karyawan telah berhasil, tetapi program saran karyawan yang berhasil berbagi elemen keberhasilan bersama. Anda dapat mengambil jeda pada sejumlah faktor yang dianggap signifikan bagi keberhasilan program saran karyawan, tetapi ini adalah faktor umum untuk setiap proses kerja yang sukses yang membutuhkan waktu karyawan dan menawarkan kemungkinan untuk penghargaan dan pengakuan yang signifikan.

Jika Anda mengejar program saran karyawan, yang berikut ini harus terjadi untuk keberhasilannya.

Tunjuk Tim Peninjau Saran Lintas Fungsi

Tim lintas fungsi harus meninjau saran yang harus diakui dalam waktu 48 jam. Jika tim ini adalah semua manajer atau semua direktur, dapat dianggap sebagai tidak tersentuh atau menghalangi perubahan. Akan tetapi, ia memiliki kekuatan untuk mengimplementasikan saran yang diterimanya.

Jika melibatkan karyawan lain, prosesnya dapat memakan waktu dan dirasakan untuk melayani kepentingan diri sendiri. Perjanjian dan kepemilikan manajemen senior menjadi langkah kedua dalam proses persetujuan. Orang-orang dalam tim harus mau berubah dan mau bertanya "mengapa tidak" daripada "mengapa"?

Keuangan, khususnya, dan semua departemen lain harus diwakili dalam tim peninjau saran. Jika manajer atau direktur meninjau saran, tinjauan harus menjadi bagian dari pertemuan yang dijadwalkan secara teratur, dengan saran didistribusikan dan dipertimbangkan sebelumnya.

Jika tim bertemu lebih sering daripada bulanan, itu menjadi lebih banyak pekerjaan daripada yang biasanya orang mau lakukan. Putar anggota tim ini 4-6 kali setahun, tetapi tidak semua anggota sekaligus, jika tim karyawan lintas fungsi adalah kendaraan ulasan saran yang Anda pilih. Pilihan anggota tim untuk tim peninjau saran harus mencerminkan bagaimana bisnis umumnya dicapai dalam budaya Anda.

Berikut adalah lebih banyak ide untuk merancang dan mengelola program saran karyawan yang efektif - di luar kotak saran.

Tetapkan Pedoman untuk Program Saran Karyawan Anda

Mengkomunikasikan Pengajuan Saran dan Proses Tinjauan secara publik

Proses yang diputuskan untuk pengajuan dan peninjauan saran dalam program saran karyawan harus dikomunikasikan kepada publik. Bagikan semua pedoman dan terutama, tujuan yang ingin Anda capai, dengan memulai program saran karyawan.

Tetapkan Pedoman untuk Proses Saran Karyawan

Anda harus menetapkan pedoman seperti topik mana yang terbuka untuk saran. Ini kemungkinan akan mencakup ide-ide yang memengaruhi penghematan biaya, kualitas, produktivitas, peningkatan proses, peningkatan pendapatan, dan peningkatan moral.

Kalau tidak, sebagai manajer perusahaan kecil di Florida ditemukan ketika dia berjanji $ 25 per saran karyawan di kotak saran karyawan; dia menerima serangkaian saran karyawan yang mencakup ini. Letakkan mesin es krim di ruang makan siang, letakkan mesin popping jagung di ruang makan siang dan setiap karyawan yang memenuhi angka produksi hariannya harus bisa pulang ke rumah kapan pun waktunya.

Saran Karyawan Harus Memberikan Rincian Tentang Peningkatan

Saran karyawan harus lebih dari sekadar saran. Itu harus memberikan beberapa detail tentang bagaimana pengusul berpikir saran harus dilaksanakan. Mudah untuk menghilangkan ide, jadi Anda perlu meminta detail tambahan yang menyertai ide bukan rencana aksi yang lengkap - tetapi setidaknya lebih detail daripada sebuah ide.

Saran Karyawan Harus Menjelaskan Dampak Potensial

Jelas membutuhkan "mengapa" dan "bagaimana" ide itu akan berdampak pada perusahaan, termasuk analisis penghematan biaya. Pada saat yang sama, dalam parameter ini, proses saran harus sederhana. Satu perusahaan yang berusaha meminta saran karyawan memiliki formulir saran karyawan tiga halaman dan manajer bertanya-tanya mengapa mereka tidak menerima saran karyawan.

Berurusan Berbeda Dengan Saran Tentang Pekerjaan Sendiri Karyawan

Ide-ide yang terhubung secara integral dengan pekerjaan seseorang tidak boleh dianggap atau harus ditangani secara berbeda. Di Toyota, jutaan saran dihasilkan setiap tahun. Alasan mereka memiliki begitu banyak saran karyawan adalah karena karyawan mereka sangat fokus pada peningkatan pekerjaan mereka sendiri.

Karyawan memikirkan ide perbaikan, membagikannya dengan penyelianya dan kemudian, jika dibenarkan, ide tersebut segera diterapkan. Tidak ada proses atau kelompok manajer yang menghabiskan waktu yang harus mempertimbangkan sebagian besar ide. Dalam skenario ini, manajer harus dapat memberi penghargaan kepada orang-orang yang datang dengan ide-ide yang sesuai dengan parameter program.

Letakkan seorang Karyawan yang Bertanggung jawab atas Program Saran Karyawan

Anda perlu menunjuk administrator untuk program saran karyawan yang akan memastikan prosesnya berjalan sesuai yang dijanjikan. Sebuah perusahaan manufaktur Michigan berukuran sedang menemukan dirinya dengan daftar lebih dari seratus saran yang macet di komite peninjau yang terus menunda pertemuan. Sungguh penghambat moral bagi orang-orang yang berharap semoga membalikkan semua saran itu untuk dipertimbangkan.

Komunikasikan Proses Saran dan Tujuan

Mengomunikasikan secara terbuka proses yang diputuskan dengan semua pedoman dan terutama, tujuan yang ingin Anda capai, dengan memulai program saran karyawan. Tetapkan pedoman seperti topik yang terbuka untuk saran: penghematan biaya, kualitas, produktivitas, peningkatan proses, ide-ide yang menghasilkan pendapatan, dan peningkatan motivasi karyawan dan moral positif.

Seorang manajer senior perlu memperjuangkan program saran karyawan dan duduk di komite evaluasi. Ini memberikan kredibilitas pada program saran karyawan dan membuat para penasehat merasa penting.

Berikut adalah lebih banyak ide untuk merancang dan mengelola program saran karyawan yang efektif - di luar kotak saran.

Hadiah dan Pengakuan dalam Program Saran Karyawan Anda

Hadiah untuk saran yang diterapkan harus didefinisikan dengan jelas di ujung depan. Jika saran karyawan adalah ide penghematan biaya, dalam banyak program saran karyawan, karyawan menerima persentase penghematan biaya: seringkali penghargaan ini dapat menyamai lima hingga dua puluh persen dari penghematan biaya yang telah terbukti.

Saat memikirkan program saran karyawan Anda, kenali bahwa penghematan biaya sulit untuk “dibuktikan” jika Anda tidak memiliki angka yang baik dalam mendefinisikan proses sebelum saran karyawan diterapkan. Jadi, sering kali langkah pertama dalam implementasi saran penghematan biaya adalah "mengukur" proses untuk memastikan Anda tahu bagaimana proses saat ini melakukan

Ide-ide proses lain yang kurang terukur membutuhkan imbalan standar yang ditentukan.Seringkali, pengakuan paling penting bagi karyawan.

Hadiah dapat mencakup barang dagangan dengan logo perusahaan, sertifikat hadiah, makan siang dengan manajer pilihan karyawan, makan malam penghargaan triwulanan dan poin untuk membeli barang-barang yang lebih mahal dari katalog.

Memang, mengingat kesulitan mengukur hasil dari banyak saran karyawan, beberapa perusahaan menawarkan penghargaan pengakuan ini bahkan ketika ide-ide ditambahkan ke garis bawah secara substansial. Namun ini tidak memotivasi karyawan yang menerima sebagian dari tabungan yang direalisasikan selama periode waktu tertentu seperti setahun.

Umpan Balik dalam Program Saran Karyawan Anda

Buat umpan balik kepada orang-orang dengan saran pribadi, terutama jika idenya ditolak. Kalau tidak, orang-orang akan enggan untuk bertahan dengan menawarkan saran yang tidak biasa, dan mungkin saran Anda yang paling bermanfaat.

Di sisi lain, ketika saran karyawan diimplementasikan dan itu menghasilkan hadiah, secara terbuka mengakui kontribusi pada rapat staf, dengan izin dari karyawan yang terlibat. Selain itu, Anda dapat memposting saran karyawan, nama-nama karyawan di tim implementasi dan hadiah yang diberikan untuk saran tersebut.

Menjaga agar peserta program saran karyawan mengikuti kemajuan saran mereka dalam program lebih penting daripada memberikan jawaban cepat kepada suggester. Karyawan hanya ingin tahu apa yang terjadi di sepanjang jalan dengan ide-ide mereka.

Di banyak organisasi, saran tampaknya menghilang ke dalam lubang gelap di mana mereka mungkin tidak muncul selama berbulan-bulan - kegagalan yang dijamin untuk program saran karyawan.

Pendekatan populer untuk implementasi saran adalah untuk memasukkan suggester pada tim implementasi mana pun. Ini juga membuat saran tetap masuk akal. Paling tidak, jika sebuah saran diterima, Anda harus memiliki jadwal untuk implementasi yang disadari dan dipahami oleh suggester.

Lebih Banyak Petunjuk untuk Program Saran Karyawan Sukses Anda

Program saran karyawan perlu menekankan kualitas saran daripada jumlah saran. Banyak program mendorong yang sebaliknya, yang merupakan salah satu alasan orang menjadi begitu mudah berkecil hati dengan mereka; mereka tidak menyediakan banyak bang untuk uang dan waktu yang diinvestasikan.

Saran karyawan anonim tidak dianjurkan sebagai bagian dari proses saran Anda atau kotak saran karyawan. Orang-orang harus mau secara terbuka mendukung ide-ide mereka. Setidaknya, itulah jenis budaya perusahaan yang Anda perlu dorong untuk menciptakan organisasi yang sukses.

Faktanya, Peter Block, salah satu guru pengembangan organisasi terpenting yang bekerja hari ini, menentang umpan balik anonim (dari survei karyawan dan sebagainya) karena budaya yang didorong oleh umpan balik anonim. Apakah beberapa karyawan tidak memberikan saran? Mungkin, tetapi tanyakan pada diri sendiri perusahaan macam apa yang ingin Anda ciptakan? Anda ingin mendorong karyawan untuk mempraktikkan keberanian organisasi.

Hadiah tidak hanya karyawan yang mengirimkan ide-ide kemenangan. Hadiahi dan kenali manajer dan penyelia yang telah melakukan pekerjaan terbaik dengan mendorong saran karyawan dan keluar dari jalan kemajuan.

Pertimbangkan juga untuk memasukkan pelanggan dan pemasok sebagai pemberi saran, terutama ketika program saran karyawan Anda matang dan berhasil.

Banyak program saran telah diterapkan di masa lalu. Sebagian besar gagal karena kegagalan organisasi untuk memperhatikan poin-poin ini.

Orang-orang cenderung memulai program-program kabur dan tidak jelas yang gagal mendefinisikan imbalan, strategi implementasi, dan sistem komunikasi. Orang-orang, yang gagal mendapatkan umpan balik tepat waktu, berhenti mengirimkan ide.

Jika setiap gagasan menjadi "mengapa kita" dan bukan "mengapa kita tidak", orang-orang menjadi kecil hati dengan cepat. Prosesnya menjadi lelucon. Atau, proses atau kotak saran diabaikan begitu saja. Berapa banyak kotak saran kosong yang tersimpan di perusahaan-perusahaan di Amerika? Lebih dari yang Anda mau perhitungkan. Gunakan saran ini untuk memastikan proses atau program saran karyawan Anda berkembang pesat.