Kiat Manajemen Anggaran untuk Manajer Baru

Kemungkinannya adalah, ketika seseorang dipromosikan ke peran manajemen pertama mereka, itu akan menjadi pertama kalinya mereka mengelola anggaran departemen.

Sebagian besar manajer baru menerima sedikit atau tidak ada pelatihan formal tentang cara mengembangkan perkiraan anggaran, melacak pengeluaran mereka, atau bagaimana membuat penyesuaian tengah tahun. Mereka sering diberikan spreadsheet atau laporan dari manajer mereka, atau departemen keuangan, dan diharapkan tahu bagaimana melakukannya, atau belajar dengan cara coba-coba.

Meskipun "coba-coba" bisa menjadi cara yang efektif untuk mempelajari keterampilan baru, akan lebih baik jika manajer baru tidak harus membuat terlalu banyak kesalahan yang menyakitkan. Berikut ini beberapa tips.

Investasikan Waktu untuk Belajar dari Awal

Tidak ada waktu yang lebih baik untuk mengajukan pertanyaan "bodoh" daripada ketika Anda baru mengenal sesuatu dan belum pernah melakukannya. Lebih baik bertanya dan menghabiskan waktu di muka belajar, daripada menunggu sampai seseorang harus menunjukkan kesalahan Anda. Minta waktu dari manajer Anda (atau pendahulu jika Anda bisa) untuk meninjau filosofi yang mendasari, tujuan menyeluruh, format, dan setiap item baris. Jika organisasi Anda memiliki orang keuangan, minta orang itu untuk menghabiskan waktu bersama Anda juga. Sebagian besar akan tersanjung dan bersedia berbagi keahlian mereka.

Lagi pula, jika mereka bisa melatih Anda bagaimana melakukan hal-hal sesuai dengan spesifikasi mereka di muka, Anda tidak akan terlalu pusing untuk mereka nanti.

Ikuti Kursus "Keuangan dan Penganggaran untuk Manajer Non-Keuangan"

Periksa dengan sekolah bisnis universitas lokal Anda, di bawah "Pendidikan Eksekutif." Sebagian besar sekolah bisnis menawarkan satu hingga tiga hari, kursus non-kredit. Selama atau setelah kursus, luangkan waktu untuk meninjau laporan tahunan perusahaan Anda dan memahami berbagai rasio dan laporan keuangan.

Kelola Anggaran Departemen Anda Seperti Ini Bisnis Anda Sendiri

Ketika kami bekerja untuk organisasi besar, kami cenderung memperlakukan uang "perusahaan" seperti tumbuh di pohon. Tidak, dan sekarang tugas Anda sebagai manajer untuk mengambil kepemilikan pribadi atas sumber daya departemen Anda.

Jadilah Pemain Tim

Jika memungkinkan, tinjau anggaran manajer Anda. Meskipun penting untuk mengambil kepemilikan atas anggaran Anda, unit Anda adalah bagian dari entitas yang lebih besar. Minta manajer Anda untuk menunjukkan di mana anggaran Anda cocok dan mendukung gambaran besar serta saling ketergantungan dengan rekan-rekan Anda. Mungkin ada kalanya departemen lain membutuhkan uang untuk tujuan yang lebih diprioritaskan daripada Anda. Jangan menunggu untuk diminta atau membawanya pergi - bersikap proaktif dan menawarkan diri untuk membantu rekan manajer Anda. Anda akan dilihat sebagai orang yang strategis dan kolaboratif.

Jangan Main Game Bodoh

Hanya karena "semua orang melakukannya," tidak berarti itu tidak bodoh dan buruk bagi perusahaan. Contoh dari permainan penganggaran bodoh yang tipikal yang dimainkan manajer adalah "gunakan atau habiskan untuk membelanjakannya." Ini terjadi ketika Anda mendekati akhir tahun, dan anggaran Anda berjalan sesuai perkiraan Anda. Pada tahun-tahun sebelumnya, ketika Anda kurang dari itu, anggaran tahun berikutnya ditetapkan berdasarkan tahun itu sebenarnya. Jadi, agar anggaran Anda tidak dipotong lagi, Anda berbelanja - membeli barang-barang yang tidak Anda butuhkan atau menimbunnya kalau-kalau Anda membutuhkannya.

Lacak Pengeluaran Anda Setiap Bulan dan Lakukan Koreksi Proaktif

Jangan berasumsi bahwa "seseorang" akan memberi tahu Anda saat Anda melebihi anggaran. Bahkan, Anda mungkin harus meminta laporan bulanan atau melacak diri Anda sendiri. Jangan menunggu sampai akhir tahun, ketika itu mengejutkan (untuk Anda dan bos Anda). Saat itu, sudah terlambat untuk menyelidiki dan melakukan koreksi. Bertanggung jawab, ukur diri sendiri, dan laporkan secara proaktif ke manajer Anda.

Jadilah Transparan dan Libatkan Tim Anda

Bagikan anggaran Anda dengan tim Anda, bahkan mungkin melibatkan mereka dalam menyiapkan ramalan. Melibatkan tim Anda dan membantu mereka memahami proses penganggaran menciptakan rasa memiliki bersama dan mendorong karyawan Anda untuk menemukan cara kreatif untuk mengelola pengeluaran.

Jadilah Strategis

Jangan hanya mengambil data aktual tahun lalu dan menambahkan sepuluh persen ke perkiraan tahun depan. Mulailah dengan mengembangkan strategi dan tujuan, dan kemudian tentukan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Jika Anda membutuhkan lebih dari tahun lalu, maka siapkan kasus bisnis untuk membenarkan permintaan Anda untuk pendanaan tambahan.

Jangan Berlebihan

Meskipun mengelola anggaran merupakan peran penting bagi seorang manajer, jangan pernah lupakan aset terpenting: orang-orang Anda! Pastikan Anda menghabiskan setidaknya lima kali jumlah waktu mengembangkan tim Anda bahwa Anda angka-angka.