Tugas yang Harus Anda Ketahui Bagaimana Melakukannya Terlepas dari Karier

Pengusaha berasumsi bahwa orang yang mereka pekerjakan tahu bagaimana melakukan tugas tertentu. Misalnya, bos Anda akan mengharapkan Anda tahu cara menulis email profesional dan menjawab telepon dengan benar. Tugas-tugas itu cukup sederhana, tetapi yang lain sedikit lebih rumit - misalnya meminta maaf atas kesalahan. Itu bukan sesuatu yang diketahui semua orang. Berikut adalah delapan tugas, beberapa sederhana dan beberapa tidak, yang harus dikuasai setiap orang:

1. Mengirim Email Profesional: Jika Anda berusia di bawah 30 tahun, sangat mungkin Anda telah menggunakan email karena Anda sudah tahu cara menulis. Apa yang Anda mungkin tidak tahu adalah bahwa ada perbedaan besar antara mengirim email ke teman Anda dan menggunakan media ini untuk korespondensi terkait pekerjaan. Saat menulis kepada teman-teman Anda, Anda dapat menulis dalam semua huruf kecil, menggunakan slang dan singkatan, dan mungkin bahkan membiarkan kesalahan ejaan dan tata bahasa yang buruk lewat begitu saja. Bandingkan dengan email profesional, di mana hal-hal yang sama ini termasuk di antara "jangan" yang harus Anda perhatikan ketika berhubungan dengan rekan kerja, atasan atau klien Anda.

1. Menulis Memo atau Surat Bisnis: Sulit membayangkan harus mengirim salinan kertas memo atau surat daripada email, tetapi itu bisa terjadi. Jika itu terjadi, Anda harus tahu bagaimana melakukannya dengan benar.
2. Menjawab Telepon dan Melakukan Panggilan Telepon: Anda telah membuat dan menerima panggilan telepon seumur hidup Anda. Tentu saja, Anda tahu bagaimana melakukan tugas yang sangat sederhana ini: Anda mengangkat telepon dan menyapa (atau jika melakukan panggilan, mintalah orang yang ingin Anda ajak bicara). Itu bagus untuk panggilan telepon pribadi tetapi tidak untuk panggilan bisnis. Ketika Anda menjawab panggilan, selalu identifikasi diri Anda dan sebutkan nama departemen atau perusahaan Anda. Berikan nama Anda kepada orang yang menjawab telepon ketika Anda adalah penelepon dan kemudian katakan padanya siapa yang Anda coba jangkau.

1. Membuat Perkenalan: Ketika Anda bertemu seseorang yang baru, itu sopan untuk memperkenalkan diri kepadanya. Juga merupakan perilaku yang baik untuk memperkenalkan orang satu sama lain. Dalam situasi yang berhubungan dengan pekerjaan, selalu lebih baik menggunakan nama depan dan belakang. Misalnya, ucapkan "Halo. Saya Mary Smith" ketika Anda bertemu seseorang untuk pertama kalinya. Anda juga dapat melakukan ini ketika bertemu dengan seseorang yang pernah Anda temui sebelumnya tetapi yang namanya tidak Anda ingat. Jika demikian, Anda dapat menambahkan "Saya tahu kami pernah bertemu sebelumnya, tetapi saya khawatir saya lupa nama Anda." Kemungkinannya mereka juga tidak ingat milikmu! Ketika memperkenalkan orang lain katakan, misalnya, "John Jones, saya ingin Anda bertemu Peter Smith."

1. Mengambil Menit di Rapat: Banyak pekerjaan melibatkan menghadiri rapat, setidaknya sesekali. Seringkali diperlukan bahwa catatan tertulis, disebut notulen, disimpan dari pertemuan-pertemuan ini. Pada titik tertentu, orang yang menjalankan rapat mungkin meminta Anda untuk mengambil menit ini. Saat melakukannya, Anda harus mencatat nama-nama peserta yang hadir dan dengan hati-hati membuat catatan yang merangkum semua yang mereka diskusikan. Anda juga harus mengetikkan menit setelah pertemuan.
2. Menulis Daftar 'Yang Harus Dilakukan': Entah sering atau kadang-kadang, Anda mungkin harus menyulap beberapa tugas. Cara terbaik untuk melacak semuanya adalah dengan menyimpan daftar 'yang harus dilakukan'. Tuliskan semua tugas yang menjadi tanggung jawab Anda, diprioritaskan pada tanggal jatuh tempo. Apakah Anda menggunakan aplikasi telepon, perangkat lunak komputer atau selembar kertas, pastikan Anda dapat memeriksa atau mencoret item saat Anda menyelesaikannya. Perhatikan juga tanggalnya. Jangan hapus item karena Anda ingin dapat melacak item yang telah Anda selesaikan.

1. Meminta Maaf atas Kesalahan: Untuk meminta maaf atas kesalahan, Anda harus mengakui bahwa Anda telah membuatnya. Itu hal yang sulit dilakukan, tetapi itu perlu. Sangat penting bagi Anda untuk bertindak cepat - segera setelah Anda menyadari kesalahan Anda, berbicaralah dengan atasan Anda atau kepada siapa pun itu akan berpengaruh. Cobalah memiliki rencana untuk memperbaiki kesalahan.
2. Memanggil Sakit: Tidak ada yang suka sakit tetapi, lebih dari itu, kebanyakan orang benci memanggil sakit untuk bekerja. Pasar kerja yang genting telah membuat kami percaya bahwa kehadiran kami di kantor (atau di mana pun tempat kerja Anda berada) adalah yang terpenting. Meskipun benar bahwa Anda tidak boleh mengambil hari-hari sakit yang tidak perlu, Anda harus mencoba menghindari menulari rekan kerja Anda. Tetap di rumah jika Anda memiliki sesuatu yang bisa mereka tangkap! Pastikan untuk mengikuti prosedur pemberitahuan atasan Anda.