Cara Mengetahui Saat Anda Membutuhkan Kebijakan Perusahaan

Kebijakan dan prosedur Perusahaan memastikan tempat kerja yang aman, terorganisir, ramah, memberdayakan, dan tidak diskriminatif. Kebijakan melindungi karyawan dari lingkungan favoritisme gratis dan untuk semua perlakuan tidak adil. Tetapi jika Anda mencoba membuat kebijakan untuk setiap kemungkinan, Anda tidak akan memiliki keleluasaan manajemen yang Anda butuhkan untuk memenuhi kebutuhan masing-masing karyawan. Memiliki terlalu banyak kebijakan juga meningkatkan kemungkinan manajer akan menerapkannya secara tidak adil dan tidak adil.

Anda dapat mencapai keseimbangan yang sehat. Dalam sebagian besar keadaan, jika Anda berbicara langsung dengan karyawan yang berperilaku dengan cara yang tidak pantas di tempat kerja Anda, Anda mungkin tidak perlu mengembangkan kebijakan perusahaan yang baru.

Pedoman Kebijakan

Pertimbangkan untuk membuat kebijakan dalam situasi ini:

• Jika tindakan karyawan menunjukkan kebingungan tentang cara yang paling tepat untuk berperilaku (kode berpakaian, email, kebijakan internet, atau penggunaan ponsel cerdas)
• Jika karyawan memerlukan panduan tentang penanganan situasi umum (standar perilaku, pengeluaran perjalanan, atau pembelian barang dagangan perusahaan)
• Untuk melindungi perusahaan secara hukum (penyelidikan yang konsisten atas tuduhan pelecehan, perekrutan yang tidak diskriminatif, atau promosi)
• Untuk tetap mematuhi kebijakan dan undang-undang pemerintah (FMLA, ADA, EEOC, atau upah minimum)
• Untuk menetapkan standar, aturan, dan peraturan kerja yang konsisten (disiplin progresif, peraturan keselamatan, peraturan istirahat, atau peraturan merokok)

• Untuk memberikan perlakuan yang konsisten dan adil bagi karyawan (kelayakan tunjangan, waktu lunas, bantuan biaya kuliah, waktu berkabung, atau tugas juri)

Mungkin ada alasan lain untuk mengembangkan kebijakan. Namun ingat, jangan biarkan perilaku buruk satu karyawan memaksa penerapan kebijakan yang akan memengaruhi karyawan lain.

Artikulasikan Tujuan Kebijakan

Setelah Anda menentukan bahwa suatu kebijakan diperlukan, dokumentasikan secara tertulis tujuan Anda untuk membuat kebijakan tersebut. Jika memungkinkan, beri tahu karyawan mengapa Anda menerapkan kebijakan tersebut. Masukkan cukup detail dalam kebijakan untuk memperjelas posisi perusahaan, tetapi jangan mencoba untuk menutup setiap situasi potensial.

Pertahankan kebijakan sesingkat dan sesederhana mungkin, tetapi beberapa kebijakan tentang bidang hukum - seperti pendekatan perusahaan terhadap Family Medical and Leave Act, diskriminasi atau penyelidikan pengaduan, atau sistem disiplin progresif - mungkin perlu panjang dan komprehensif.

Mengumpulkan informasi

Lihat contoh kebijakan. Anda mungkin mengalami kesulitan menemukan contoh yang tepat untuk keadaan, bahasa, dan budaya perusahaan Anda, tetapi Anda dapat menggunakan sampel kebijakan sebagai basis daripada menulis kebijakan Anda dari awal.

Anda juga dapat berlangganan layanan yang menyediakan sampel kebijakan. Masyarakat untuk Manajemen Sumber Daya Manusia (SHRM) juga menyediakan sampel kebijakan untuk anggota.

Dalam beberapa kasus, Anda mungkin ingin berbicara dengan pengacara hukum ketenagakerjaan Anda untuk melihat apa yang mereka miliki. Terutama ketika undang-undang baru disahkan atau Departemen Tenaga Kerja mengeluarkan aturan baru, firma hukum menulis kebijakan umum untuk klien mereka yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Kembangkan, Tulis, dan Tinjau Kebijakan

Tulis kebijakan menggunakan kata-kata dan konsep sederhana. Berbicaralah langsung dengan karyawan yang akan membaca, menegakkan, dan hidup dengan kebijakan tersebut.

Setelah setiap paragraf, tanyakan pada diri Anda bagaimana-jika pertanyaan untuk memastikan kebijakan tersebut mencakup dasar-dasar dan pengecualian dan pertanyaan normal. Namun, jangan terobsesi dengan ini; tidak ada kebijakan yang akan mencakup segala kemungkinan yang mungkin terjadi.

Pilih grup percontohan dari beberapa karyawan untuk membaca kebijakan dan mengajukan pertanyaan untuk menentukan apakah karyawan akan dapat memahami dan mengikutinya. Tulis ulang kebijakan berdasarkan umpan balik.

Dapatkan Dukungan Manajemen dan Tinjauan Hukum

Tinjau kebijakan dengan manajer yang harus mengikuti kebijakan untuk mendapatkan dukungan dan kepemilikan kebijakan tersebut. Meskipun Anda kemungkinan memulai proses ini ketika Anda mengidentifikasi kebutuhan akan kebijakan tersebut, dukungan manajemen ketika Anda menerapkan kebijakan itu sangat penting.

Jika kebijakan tersebut memiliki implikasi hukum, pada dasarnya bersifat hukum, atau memiliki implikasi pribadi bagi karyawan (seperti prosedur keamanan), mintalah pengacara Anda meninjau kebijakan tersebut sebelum Anda mendistribusikannya. Pastikan Anda berkomunikasi dengan pengacara Anda bahwa Anda ingin polis ditinjau untuk implikasi hukumnya dan kata-kata yang sesuai tetapi tidak ingin itu ditulis ulang dalam legalese.

Terapkan Kebijakan

Bagikan dan tinjau kebijakan baru kepada karyawan dalam kelompok kecil, secara individu, atau dalam rapat perusahaan, tergantung pada apakah kebijakan tersebut kontroversial dan seberapa mudahnya untuk dipahami. Beri karyawan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

Berikan salinan kebijakan kepada karyawan dan minta mereka untuk menandatangani bahwa mereka telah menerima dan memahaminya. Mereka harus menyimpan salinan untuk file mereka sendiri.

Contoh Pernyataan Kebijakan Sign0ff

Ini adalah contoh pernyataan keluar untuk digunakan:

Saya mengakui penerimaan dan pemahaman tentang kebijakan Perusahaan Anda. Kebijakan ini berlaku Tanggal hingga pemberitahuan lebih lanjut.

_______________________________________________________

Tanda tangan karyawan

_______________________________________________________

Nama Karyawan (Silakan Cetak)

________________________________

Tanggal

Putuskan Bagaimana Anda Akan Mengkomunikasikan Kebijakan di Masa Depan

Masukkan kebijakan di buku pegangan karyawan Anda. Anda mungkin juga ingin kebijakan tersebut menjadi bagian dari Orientasi Karyawan Baru Anda. Beberapa perusahaan menempatkan kebijakan di intranet mereka atau di folder kebijakan di drive umum jaringan komputer. Tentukan apakah Anda ingin mendistribusikan kebijakan dengan metode tambahan juga.

Data dan arsipkan kebijakan sebelumnya yang diganti oleh kebijakan ini. Anda mungkin membutuhkannya untuk tujuan hukum atau untuk referensi.

Menafsirkan dan Mengintegrasikan Kebijakan

Aplikasi kebijakan dan praktik kerja Anda akan menentukan arti sebenarnya dari kebijakan tersebut. Ingatlah untuk konsisten dan adil ketika Anda menafsirkan kebijakan dari waktu ke waktu. Jika Anda menemukan praktik Anda berbeda dari kebijakan tertulis, tinjau dan tulis ulang kebijakan tersebut sesuai kebutuhan.

Penolakan: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, meskipun otoritatif, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas. Situs ini dibaca oleh pemirsa di seluruh dunia, dan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan bervariasi dari satu negara bagian ke negara lain. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari sumber daya pemerintah negara bagian, federal, atau internasional, untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.