Cara Menulis Permintaan untuk Proposal atau RFP

Permintaan proposal, kadang-kadang disebut RFP atau RFQ ("permintaan kutip"), adalah dokumen yang dikeluarkan perusahaan ketika ingin membeli produk dan ingin membuat spesifikasinya tersedia untuk umum. Ini biasanya terjadi ketika beberapa perusahaan akan menawar pekerjaan dan RFP mengundang harga yang lebih kompetitif. Tetapi, jika Anda tidak menyiapkan RFP dengan benar, upaya Anda mungkin menghasilkan tawaran yang membuang-buang waktu, atau lebih buruk, tidak ada penawaran sama sekali. Berikut ini cara membuat RFP untuk memastikan hasil terbaik.

Kesulitan: Rata-rata

Waktu yang dibutuhkan: Beberapa hari

12 Langkah

1. Kerjakan pekerjaan rumah Anda:Cari tahu apa yang Anda butuhkan, apa yang Anda inginkan, dan apa yang mungkin sebelum Anda mulai menulis RFP Anda. Jangan mengeluarkan RFP untuk mesin yang dapat menghasilkan 1.500 widget per jam jika Anda belum pernah menjual lebih dari 25 sebulan. Tidak ada gunanya mengeluarkan RFP untuk mobil bertenaga tinggi ketika seorang kurir dapat melewati lalu lintas dengan cepat menggunakan sepeda.
2. Bedakan antara kebutuhan dan keinginan Anda: Jika Anda ingin membeli aplikasi yang dapat mengirimkan gambar antara markas besar dan van Anda di lokasi kerja, Anda dapat menentukan jumlah gambar yang Anda butuhkan per detik, ukuran maksimum gambar yang Anda butuhkan, dan resolusi yang diperlukan. Meskipun mungkin bagus untuk memiliki gambar-gambar berwarna, putuskan apakah itu benar-benar diperlukan. Jika Anda benar-benar membutuhkan spesifik tertentu, gunakan kata-kata seperti "akan," "harus," dan "harus." Ini menunjukkan bahwa ini adalah persyaratannya. Spesifikasi yang hanya "keinginan" harus diidentifikasi dengan kata-kata seperti "boleh," "bisa," dan "opsional."

1. Tentukan seperti apa pemenangnya: Proposal yang Anda dapatkan sebagai respons terhadap RFP Anda akan berbeda. Setiap perusahaan yang merespons akan memiliki kekuatan dan kelemahan yang berbeda. Beberapa akan fokus pada biaya terendah. Yang lain akan fokus pada kualitas terbaik. Dan yang lain akan menawarkan satu set fitur lengkap. Putuskan apa yang Anda cari di muka - biaya terendah, pengiriman tercepat, atau kombinasi keduanya.
2. Atur dokumen: Apa pun yang Anda tulis untuk bisnis harus diberikan banyak pemikiran dan harus diatur. Garis besar adalah tempat yang baik untuk memulai. Minimal, Anda akan membutuhkan bagian untuk pengantar, persyaratan, kriteria seleksi, jadwal, dan proses. Banyak dari bagian ini akan memiliki subbagian.

1. Tulis pengantar: Di sinilah Anda akan menjelaskan kepada penawar potensial mengapa Anda menerbitkan RFP dan apa yang ingin Anda capai dengan melakukannya. Pendahuluan juga dapat mencakup ringkasan poin-poin utama yang diambil dari bagian lain, termasuk tanggal jatuh tempo. Pengenalan RFP untuk sistem transmisi gambar mungkin berbunyi seperti ini: "XYZ Company meminta proposal untuk sistem yang sangat andal, mudah digunakan yang mampu mentransmisikan gambar dari kantor utama ke van di mana saja di wilayah metropolitan. Tawaran responsif harus diterima paling lambat Senin, 5 Maret 2007, jam 8 pagi PST. "

1. Jelaskan persyaratan: Bagian ini adalah salah satu yang paling penting dan biasanya memakan waktu paling banyak. Anda harus menentukan ukuran dan kejelasan gambar yang akan dikirim dan kecepatan yang diperlukan. Spesifik, tetapi jangan beri tahu peserta lelang bagaimana Anda ingin pekerjaan itu diselesaikan kecuali itu penting. Anda mungkin ingin membagi bagian ini menjadi beberapa bagian. Misalnya (a) ukuran gambar dan kualitas (b) transmisi, yang dapat mencakup kecepatan yang diinginkan dan persyaratan apa pun yang membuat transmisi aman (c) opsi yang diinginkan, di mana Anda dapat mencantumkan warna sebagai pilihan yang diinginkan.

1. Kriteria seleksi: Di sinilah Anda memberi tahu para penawar bagaimana Anda akan memilih tawaran yang menang. Anda dapat membocorkan sebanyak atau sesedikit yang Anda suka. Adalah ide yang baik untuk memasukkan kalimat seperti, "Penawar yang menang, jika ada, akan dipilih semata-mata oleh penilaian Perusahaan XYZ." Anda mungkin ingin membuat spreadsheet yang memberikan setiap tawaran sejumlah poin di setiap kategori.Kemudian, minta tim memilih tawaran terbaik dari yang memiliki tiga skor teratas.
2. Garis waktu: Bagian ini memberi tahu perusahaan seberapa cepat mereka harus bertindak dan berapa lama proses itu diperkirakan akan berlangsung. Masuk akal ketika Anda menetapkan tenggat waktu Anda. Jangan meminta proposal untuk sistem yang kompleks, maka berikan kepada peserta lelang hanya beberapa hari untuk merespons. Berikan lebih banyak waktu untuk menyiapkan tawaran jika RFP Anda besar, jika pembelian yang Anda inginkan rumit, atau jika Anda memerlukan respons yang sangat terperinci. Di sini Anda juga dapat memberi tahu peserta lelang berapa lama proses evaluasi akan berlangsung ketika mereka akan diberi tahu jika mereka berhasil, dan seberapa cepat mereka harus memenuhi apa yang telah mereka janjikan.

1. Proses: Gunakan bagian ini untuk menjelaskan bagaimana proses akan bekerja - mulai dari mengirim RFP hingga pemberian kontrak dan kapan pekerjaan akan dimulai. Bagian ini mungkin mengatakan, "Tawaran jatuh tempo pada tanggal yang ditentukan pada Langkah 8 di atas. Semua tawaran akan ditinjau untuk memastikan mereka memenuhi semua persyaratan dan responsif. Semua tawaran responsif akan dinilai dalam kategori X (Anda dapat menyebutkan kategori jika Anda inginkan) dan tiga penawaran teratas akan dievaluasi oleh tim proposal untuk memilih penawar yang menang dan seorang pengganti. Negosiasi dengan penawar yang menang diharapkan akan menghasilkan penghargaan kontrak dalam waktu dua minggu. "

1. Putuskan cara mengirim RFP: Sebagian besar RFP dikirimkan, tetapi tidak harus. Anda dapat mengirim RFP melalui email, atau mempostingnya di situs web perusahaan Anda. Pastikan untuk menentukan nama (atau nomor tawaran) yang harus digunakan bidder untuk mengidentifikasi RFP yang mereka respons.
2. Tentukan siapa yang akan menerima RFP: Anda mungkin sudah mengidentifikasi pemasok yang ingin Anda beli. Perusahaan Anda bahkan mungkin memiliki daftar vendor yang dapat diterima. Jika tidak, Anda dapat menemukan kemungkinan vendor melalui jaringan profesional Anda, dengan mencari secara online, atau dengan meminta vendor tepercaya dari bahan lain untuk rekomendasi mereka. Jangan batasi daftar Anda yang menerima RFP hanya untuk perusahaan besar atau vendor yang sudah mapan. Anda mungkin menemukan ide yang lebih baik dan harga yang lebih baik dari vendor yang lebih kecil yang sering lebih bersemangat dalam memenangkan bisnis Anda.

1. Beri tahu pemenang: Setelah Anda menyelesaikan semua langkah di atas, saatnya untuk melakukan lompatan dan memberi tahu RFP yang menang bahwa inilah saatnya untuk bergerak maju dengan proyek.