Bagaimana Menjawab Pertanyaan Karyawan - Tip dan Strategi Rapat

Rapat bisnis dapat berjalan tanpa henti jika Anda membuka lantai untuk mengambil pertanyaan karyawan jika Anda tidak menetapkan parameter dari awal dan mempertahankan kontrol lantai. Pepatah "ada satu di setiap kerumunan" berlaku baik dalam konteks pertemuan bisnis karena karyawan yang tidak puas sering lebih bersedia untuk berbicara dalam pengaturan kelompok. Yang diperlukan hanyalah satu komentar atau pertanyaan negatif untuk membuat orang lain mulai berdebat dalam kesepakatan. Tetapi sebaliknya juga bisa benar: mulailah percakapan positif dan undang orang lain untuk bergabung dan hasilnya bisa berupa pertemuan yang produktif dengan semua orang yang berjalan pergi merasa bahwa pertemuan itu sepadan dengan waktu mereka.

Salah satu keluhan terbesar tentang pertemuan bisnis adalah bahwa mereka sering kali tidak perlu dan membuang waktu kerja yang berharga. Pastikan Anda dengan jelas menyatakan tujuan pertemuan Anda, tentukan terlebih dahulu jumlah waktu yang akan Anda curahkan untuk rapat (serta untuk diskusi terbuka) dan kemudian tetap berpegang pada topik rapat dan durasi yang direncanakan. Anda mungkin juga ingin membuat pertemuan lebih menarik dengan pembuka percakapan atau aktivitas pemanasan.

Berikut adalah strategi untuk berurusan dengan karyawan yang mengajukan pertanyaan selama rapat yang tidak ingin Anda jawab langsung, atau yang tidak ingin Anda atasi di titik mana pun selama rapat.

Kapan Untuk Bertindak Atas Suatu Pertanyaan Segera

Jika sebuah pertanyaan tepat waktu dan sesuai tugas dan Anda merasa itu harus ditangani, jawablah segera - tetapi secara singkat - dan kemudian tindak lanjuti dengan menyatakan bahwa Anda akan mengambil lebih banyak pertanyaan di akhir pertemuan jika Anda punya waktu.

Dukung pernyataan Anda bahwa Anda pindah dengan bahasa tubuh. Lihatlah catatan Anda atau putar menghadap papan tulis, dll. Dengan memutuskan kontak mata sesaat Anda menunjukkan bahwa Anda sedang bergerak. Jika Anda melihat ke arah audiens (terutama dengan alis terangkat), Anda mungkin mengirim sinyal bahwa Anda meninggalkan celah untuk lebih banyak pertanyaan.

Jika audiens negatif atau bermusuhan, mengakui kekhawatiran mereka tetapi hanya secara tidak langsung. Luangkan waktu sejenak untuk menjelaskan bahwa Anda memahami dan berbagi keprihatinan mereka, tetapi jika Anda terlalu jauh dari topik, tidak akan ada yang tercapai. Sarankan agar orang menuliskan pertanyaan mereka untuk nanti, atau mengatur untuk bertemu dengan Anda secara pribadi di mana Anda dapat mendiskusikan masalah mereka secara lebih rinci.

Menjawab satu pertanyaan sangat berguna karena:

• Mengizinkan pemegang rapat untuk membahas sesuatu yang mungkin tidak mereka pikirkan;
• Ini mengirim pesan bahwa Anda mendengarkan audiens Anda;
• Dengan hanya mengambil satu pertanyaan, Anda juga mengirim pesan bahwa Anda masih mengendalikan rapat tetapi peduli dengan apa yang dipikirkan peserta.

Cara Tertunda Menanggapi Pertanyaan

Jika pertanyaan yang diajukan akan dibahas nanti dalam rapat, nyatakan, "Itu pertanyaan yang bagus dan akan segera kami atasi."

Jika pertanyaan yang diajukan di luar topik dan tidak akan dibahas dalam rapat, berikan satu set instruksi khusus untuk penyelesaian. Jika Anda menolak untuk menjawab pertanyaan atau memberikan penilaian, "itu bukan tujuan rapat ini," Anda mungkin akhirnya mengirim pesan yang salah kepada karyawan Anda: manajemen tidak peduli.

Cara lain untuk menunda pertanyaan yang tidak akan dibicarakan dalam rapat adalah meminta orang tersebut untuk bertemu dengan Anda (atau anggota manajemen lain yang sesuai) secara pribadi untuk membahas masalah mereka secara lebih rinci. Anda bahkan mungkin menyarankan (jika perlu) bahwa pertanyaan itu cukup penting untuk menjamin pertimbangan untuk dibahas dalam pertemuan terpisah di waktu mendatang.

Menunda pertanyaan sangat membantu karena:

• Dalam lingkungan kerja yang santai, karyawan mungkin merasa terlalu bebas untuk berbicara dalam pikiran mereka dan dapat mengendalikan rapat;
• Sebagian besar karyawan yang marah atau tidak puas ingin didengar lebih dari apa pun. Memberi mereka papan suara di waktu dan pengaturan yang tepat dapat membantu menghindari masalah kecil menjadi masalah yang lebih besar; dan
• Karyawan membutuhkan dan merespons kepemimpinan yang baik.Jika manajemen mempertahankan kontrol dengan cara yang adil dan seimbang, manajemen mengirimkan pesan kepada karyawan bahwa manajemen mendengarkan, tetapi harus menetapkan batasan yang sesuai.