Pemutusan Hubungan Kerja Karyawan dari Perspektif TI

Membiarkan karyawan pergi bisa menjadi pekerjaan kotor, tetapi departemen TI harus membantu melakukannya - selalu jika Anda pintar.

Penting untuk melibatkan TI dalam proses pemutusan hubungan kerja karyawan karena mantan karyawan yang masih memiliki akses ke jaringan perusahaan dan data perusahaan yang merupakan hak milik merupakan ancaman keamanan. Di sebagian besar pemutusan hubungan kerja, mantan karyawan tidak akan pernah berpikir untuk merusak sistem komputer Anda, tetapi mengapa mengambil risiko bahwa Anda mungkin mengalami satu hal buruk?

Selain itu, pintar untuk melestarikan sumber daya teknologi, data, dan log tertentu jika mantan karyawan atau perusahaan itu sendiri memutuskan untuk melanjutkan litigasi.

Akhirnya, penting untuk mengintegrasikan TI ke dalam proses untuk membantu memastikan bahwa kontrol pemutusan hubungan kerja karyawan cukup komprehensif untuk memenuhi persyaratan Sarbanes-Oxley yang relevan.

Keamanan informasi dan kebijakan penyimpanan data harus spesifik untuk perusahaan dan disesuaikan dengan undang-undang di mana perusahaan Anda beroperasi.

3 Prinsip-Prinsip TI yang Harus Diatasi Perusahaan

Namun demikian, setidaknya ada tiga prinsip TI luas yang harus dipatuhi oleh perusahaan ketika dan setelah pemutusan hubungan kerja dengan karyawan.

• Pemberitahuan segera tentang pengakhiran ke departemen TI - bahkan kepala sebelum rapat pengakhiran dihargai sehingga TI dapat menghalangi akses saat rapat berlangsung.
• Setiap perusahaan harus memiliki kebijakan yang ditegakkan secara tegas yang dengan jelas menyatakan siapa yang harus memberi tahu siapa ketika pekerjaan seseorang berakhir atau telah berakhir. Kebijakan ini juga harus mengamanatkan bahwa pemberitahuan ini diberikan segera sehingga semua departemen yang terlibat dapat mengambil tindakan segera.

  Kontak keamanan informasi harus berada di antara mereka yang diberi tahu, dan tanggung jawab orang ini harus mencakup penelitian, dokumentasi, dan pencabutan akses karyawan ke informasi hak milik perusahaan yang disimpan secara elektronik dan sistem informasinya.

• Pencabutan akses secara bijaksana. Setelah diberitahukan, TI bertanggung jawab untuk pencabutan segera akses dan menyimpan catatan apa pun yang mungkin dibutuhkan perusahaan saat ini atau di masa depan.

Apa yang Harus Dilakukan Ketika Pekerjaan Dihentikan

Dalam hal karyawan yang diberhentikan, TI harus segera mencabut semua komputer, jaringan, dan akses data yang dimiliki mantan karyawan. Akses jarak jauh juga harus dihapus, dan mantan karyawan harus diambil alih dari semua properti milik perusahaan, termasuk sumber daya teknologi seperti komputer notebook dan kekayaan intelektual seperti file perusahaan yang berisi informasi pelanggan, penjualan, dan pemasaran.

Namun, dalam kasus seorang karyawan yang pekerjaannya berakhir hanya sebentar lagi, TI harus berkonsultasi dengan manajer karyawan, SDM, dan pembuat keputusan utama lainnya untuk menentukan cara yang tepat untuk mengubah pencabutan akses selama sisa hari orang tersebut. pekerjaan.

Sama seperti pemberian izin akses dan izin keamanan harus didokumentasikan untuk referensi di masa mendatang, pencabutan akses juga harus didokumentasikan, terutama untuk tujuan hukum. Tujuannya, tentu saja, harus selalu untuk mencabut akses dengan cara yang masuk akal bisnis yang baik secara finansial, teknologi, dan legal.

Pelestarian Data Terlebih Dahulu

Setiap perusahaan perlu memiliki kebijakan redundansi dan penyimpanan data yang memenuhi kebutuhan bisnisnya dan mematuhi undang-undang yang berlaku. Kebijakan tersebut membahas cadangan, pemulihan, dan pelestarian data perusahaan secara umum.

Namun, perusahaan juga harus memberlakukan kebijakan yang merinci kapan dan bagaimana TI harus menjaga data yang berpotensi dan khususnya sensitif, catatan, log, dan materi lain yang dapat memiliki signifikansi hukum, jika perusahaan dan mantan karyawannya melakukan pertempuran hukum.

Sangat penting untuk melakukan ini dalam kasus mantan karyawan yang memegang posisi tingkat tinggi atau meninggalkan perusahaan di bawah awan kecurigaan.

Penerapan dan penerapan ketiga prinsip ini harus merupakan kerja kolektif dari staf eksekutif perusahaan, departemen TI dan SDM, dan penasihat hukum yang berspesialisasi dalam forensik komputer dan undang-undang yang mengatur penggunaan teknologi komputasi oleh perusahaan.

Hasil dari upaya kerja sama ini harus berupa perlindungan yang lebih besar terhadap data perusahaan serta kesiapan yang lebih baik untuk litigasi terkait pencurian data perusahaan, peretasan, dan bentuk lain dari penggunaan teknologi komputasi yang ilegal atau keliru. Bekerja dengan IT sebagai mitra yang berharga menjamin bahwa tujuan ini tercapai jika terjadi pemutusan hubungan kerja.

​​