Cara Menangani Pertanyaan Karyawan yang Tidak Ramah

Itu bisa terjadi dalam setiap pertemuan bisnis: Beberapa karyawan yang tidak bahagia mengajukan pertanyaan yang di luar topik, hanya terkait dengan situasi mereka sendiri, atau untuk mendorong agenda lain. Bagaimana Anda menanggapi karyawan yang tidak puas dan pertanyaan-pertanyaan yang menantang adalah penting karena itu mengirimkan pesan kepada karyawan lain tentang sikap dan filosofi yang dipegang oleh manajemen - bahkan ketika sikap itu belum tentu dari perusahaan itu sendiri.

Strategi berikut ini dapat membantu Anda merespons dengan tepat terhadap karyawan yang mencoba menggerakkan masalah dalam pertemuan bisnis.

Mendevaluasi Satu Karyawan Mendevaluasi Orang Lain

Jika Anda mendevaluasi satu karyawan, rekan kerja mereka mungkin juga merasa tidak dihargai. Misalnya, jika Anda menghina satu pekerja jalur perakitan, Anda menghina mereka semua. Jika Anda mengkritik satu sekretaris, yang lain mungkin juga akan merasa dikritik. Bahkan jika Anda membuat pernyataan carte blanche; "dukungan teknis gagal melakukan tugasnya, tetapi kami sedang berupaya mempercepatnya" Anda mendevaluasi rekan kerja, teman, rekan kerja, dan mengirim pesan bisu jika manajemen akan secara terbuka menampar satu orang atau departemen, mereka dapat mencambuk orang Anda juga.

Berikan Arahan tetapi Tidak Bertemu Waktu Udara

Jika seseorang mengajukan pertanyaan yang tidak bersahabat, tidak terkait, atau tidak pantas, arahkan orang itu untuk mengajukan pertanyaan dengan perintah atau instruksi tertentu, seperti memasukkannya secara tertulis kepada manajemen sehingga Anda punya waktu untuk mempertimbangkan masalah atau ide dengan hati-hati nanti.

Anda mungkin dapat meredakan pertanyaan yang mudah berubah dengan memasukkan orang yang mengajukan pertanyaan alih-alih mengecualikannya. Misalnya, Anda mungkin menyarankan mereka membuat agenda rapat singkat tentang topik itu atau daftar masalah. Pastikan untuk memberi mereka orang tertentu untuk mengirimkannya secara tertulis. Jika Anda tidak menawarkan satu set instruksi yang jelas, Anda terdengar meremehkan. Jika Anda tidak yakin dengan siapa titik kontak yang tepat, katakan demikian, dan mintalah karyawan untuk menelepon atau mengirim email kepada Anda nanti setelah Anda punya waktu untuk mencari tahu kepada siapa mereka seharusnya mengajukan pertanyaan.

Dalam kebanyakan situasi, penting bagi Anda untuk tidak langsung menjawab pertanyaan bermusuhan karena:

• Ini memberikan kredibilitas untuk pertanyaan (itu harus menjadi masalah jika Anda mengambil begitu banyak waktu untuk menjawabnya);
• Itu bisa membuat Anda tampak defensif (terutama jika Anda tertangkap basah); dan
• Segera setelah Anda memberikan pertemuan "waktu tayang" untuk, atau menghabiskan terlalu banyak waktu berbicara dengan seorang penanya yang marah, Anda mungkin berakhir dengan orang lain melompat di atas kapal karena "fenomena kerumunan."

Fenomena kerumunan menggambarkan ketika seseorang yang mungkin tidak melakukan atau mengatakan sesuatu sendiri merasa diberdayakan ketika orang lain melakukan sesuatu, bergabung dengan apa pun yang dilakukan orang lain dalam kelompok atau kerumunan. Dalam sebuah pertemuan, jika satu orang lolos dengan menyita waktu, orang lain kemungkinan akan berusaha untuk bergabung dengan agenda, kekhawatiran, atau pertanyaan mereka sendiri.

Jangan pernah membuat pernyataan yang merendahkan orang tersebut secara langsung atau tidak langsung. Jika Anda mengatakan sebuah pertanyaan tidak berdasar dan tidak perlu dibalas, pesan yang mungkin didengar oleh audiens adalah bahwa Anda mengabaikan kekhawatiran yang mereka miliki.

Validasi Tanpa Setuju

Anda dapat memvalidasi pertanyaan seseorang tanpa menilainya di luar perasaan orang lain. Validasi hanyalah pengakuan bahwa sesuatu itu penting atau memiliki nilai bagi orang lain - bahkan jika itu tidak bagi orang lain.

Dengan memasukkan pernyataan seperti, "Saya mengerti mengapa Anda berpikir itu penting," atau "Jelas situasinya mengecewakan Anda," bukan hal yang sama dengan mengakui Anda setuju.