Email Tip untuk Mengkomunikasikan Manfaat Pendaftaran Terbuka

Setiap tahun, pendaftaran terbuka memungkinkan pengusaha untuk menawarkan tunjangan kelompok kepada karyawan mereka untuk waktu yang singkat, umumnya sekitar 30 hingga 45 hari. Selama masa kritis ini, karyawan harus diberi tahu tentang tunjangan karyawan yang dapat mereka daftarkan, kapan melakukan ini, dan ke mana harus mendaftar. Sayangnya, banyak tim sumber daya manusia berjuang untuk mengkomunikasikan informasi yang diperlukan kepada karyawan sehingga mereka dapat kehilangan informasi.

Email dapat menjadi alat komunikasi yang kuat untuk mendidik karyawan selama periode pendaftaran terbuka ketika digunakan dengan benar. Karena diterima secara luas dan dapat diakses sebagai alat komunikasi, ini bisa menjadi cara yang baik untuk menjangkau semua karyawan. Pelajari kiat ahli untuk mengkomunikasikan manfaat selama pendaftaran terbuka, sehingga karyawan Anda memanfaatkan sepenuhnya penawaran manfaat grup Anda tahun ini.

Memiliki Rencana untuk Mengkomunikasikan Manfaat Sebelum, Selama, dan Setelah Pendaftaran Terbuka

Berbulan-bulan sebelum tanggal pendaftaran terbuka, penting untuk memiliki rencana komunikasi yang solid untuk menyampaikan informasi terkait kepada karyawan sebelum pendaftaran, selama pendaftaran aktif, dan setelah pendaftaran selesai. Ini dapat berupa serangkaian email yang mendorong karyawan untuk mengambil tindakan tertentu, dengan tautan ke situs pendaftaran dan informasi manfaat.

Tetapkan Perwakilan Komunikasi Manfaat Utama

Responsif sangat penting selama pendaftaran terbuka karena karyawan akan memiliki pertanyaan yang tak terhitung jumlahnya selama ini. Pastikan untuk menetapkan setidaknya satu orang yang akan berfungsi sebagai titik kontak untuk semua email masuk dari karyawan yang memiliki pertanyaan dan masalah. Itu harus seseorang yang sangat akrab dengan detail rencana, tarif, dan tenggat waktu.

Gunakan Sistem Internal untuk Mengumpulkan Informasi Terkait Manfaat dan Analisis

Apakah perusahaan Anda secara aktif melacak pendaftaran, pendaftaran sebagian, dan aspek lain dari proses pendaftaran? Jika tidak, maka sistem internal dapat membantu untuk tetap di atas manajemen pendaftaran di seluruh organisasi. Gunakan server email gratis seperti Outlook untuk mengatur peringatan email untuk perubahan data.

Buat Seri Pesan untuk Titik Sentuh Mingguan Dengan Karyawan

Pendaftaran terbuka dapat menjadi lebih mudah dan lebih produktif ketika ada pertukaran yang konstan antara tim SDM dan karyawan. Sebagai bagian dari strategi komunikasi email Anda, buat serangkaian pesan yang berbicara tentang topik kesehatan dan kesejahteraan, fitur program manfaat, dan hal-hal terkait lainnya. Kirim dalam email titik sentuh mingguan ke semua.

Berikan Manajer Akun Mingguan dari Upaya Pendaftaran Manfaat

Itu selalu merupakan hal yang baik untuk mendapatkan dukungan penuh dari manajer selama upaya pendaftaran manfaat. Mengapa? Manajer dapat membantu karyawan untuk memprioritaskan penerimaan tunjangan mereka untuk rencana tahun mendatang, dan mereka dapat berbagi bagaimana tunjangan mendukung tujuan karyawan. Gunakan kampanye email terfokus untuk para manajer selama periode OE agar mereka mengikuti tugas dan tanggal penting.

Buat Manfaat Email Menyenangkan

Periode pendaftaran terbuka tidak harus membuat stres. Bahkan, itu bisa menjadi kesempatan untuk bersenang-senang sedikit. Kembangkan email yang menyertakan beberapa permainan menyenangkan seperti pertanyaan-pertanyaan sepele, fakta menarik tentang perusahaan, dan hadiah camilan sehat gratis.

Pastikan Tata Bahasa dan Ejaan yang Benar dalam Email

Sebelum mengirim email manfaat apa pun, pastikan bahwa tata bahasa dan ejaan diperiksa secara menyeluruh. Ini dapat memastikan bahwa tidak ada kesalahan ketik yang membuat jalan bagi pembaca dan bahwa email masuk akal. Kesalahan ketik dapat membingungkan karyawan, dan mereka terlihat tidak profesional.

Gunakan Template Email Standar dan Tinggalkan HTML

Saat mengembangkan email untuk komunikasi manfaat, para ahli mengatakan bahwa yang terbaik adalah tetap menggunakan templat email standar dan membuatnya tetap sederhana. Stray HTML dapat mengganggu beberapa program pembacaan email, terutama pada perangkat seluler.

Tulis Baris Subjek yang Kuat

Email hanya akan dibaca setelah dibuka. Dan ini tidak akan terjadi jika baris subjek tidak memaksa penerima. Saat menulis email, tetap fokus pada membuat baris subjek email yang akan menggelitik penerima untuk membuka email dengan kata-kata kuat seperti "mendesak," "sensitif waktu," dan "perhatian" dapat membantu mencapai tujuan ini.

Gunakan Pernyataan Hadiah Total dalam Email Musiman

Untuk membantu karyawan memahami nilai penuh dari manfaat karyawan mereka, gunakan pernyataan hadiah total setidaknya satu kali selama kuartal ini. Itu dapat dilampirkan sebagai PDF ke email individu, atau hyperlink dapat dimasukkan dalam email untuk menjalankan pernyataan hadiah total sesuai kenyamanan karyawan.