Tingkatkan Kenyamanan dan Keyakinan dalam Memberikan Umpan Balik

Umpan balik, yang disampaikan secara efektif, adalah salah satu cara paling ampuh untuk mengembangkan karyawan dan meningkatkan kinerja. Tidak ada biaya apapun selain waktu. Ini mendukung upaya pelatihan dan pengembangan yang sedang berlangsung. Dan yang paling penting, sebagian besar karyawan mengatakan mereka menginginkan umpan balik lebih banyak daripada yang mereka dapatkan. Namun, banyak manajer ragu untuk memberikan umpan balik. Berikut adalah beberapa ide untuk mempermudah prosesnya.

Mengapa Manajer Ragu untuk Memberikan Umpan Balik

Meskipun kebanyakan orang akan melakukannya mengatakan mereka menginginkan umpan balik, kebanyakan dari kita benar-benar tidak merespons dengan sangat baik. Itu hanya sifat manusia. Apa yang kita sangat inginkan adalah umpan balik positif. Kami suka mendengar hal-hal positif tentang kinerja kami dan sementara kami tahu bahwa jenis umpan balik (konstruktif) lainnya berharga untuk pengembangan kami, kami tidak menghargai mendengar apa yang terdengar seperti kritik bagi kami.

Ketika kita mendengar tentang sesuatu yang menantang persepsi diri kita tentang siapa kita, mekanisme bertahan hidup "melawan atau lari" psikologis yang mendasar mulai muncul. Dalam banyak kasus, begitu karyawan memiliki kesempatan untuk memprosesnya, mereka mungkin akan mendapat manfaat darinya dalam jangka panjang. menjalankan. Namun, reaksi langsungnya sering kali tergelitik pada input.

Manajer memahami bahwa karyawan tidak nyaman menerima kritik dan ini menambah keraguan mereka untuk menyampaikannya. Dalam banyak kasus, seorang manajer khawatir bahwa ia akan berisiko merusak hubungan dengan seorang karyawan jika mereka memberikan kritik, dan mereka menunda atau menghindari memberikannya.

Alasan lain mengapa karyawan merasa mereka tidak mendapatkan umpan balik yang cukup adalah karena sebagian besar manajer belum dilatih untuk memberikan umpan balik dan tidak pandai dalam hal itu. Menjadi ahli dalam hal itu membutuhkan pelatihan, diikuti dengan praktik yang konsisten. Memberikan umpan balik tidak harus menakutkan, tidak nyaman atau sulit. Dengan latihan dan kesabaran, manajer dapat meningkatkan kenyamanan dan kepercayaan diri mereka dengan memberikannya dan karyawan akan menghargai dukungan pengembangan yang ditingkatkan.

10 Tips untuk Memberikan Umpan Balik yang Efektif:

• Mulailah dengan memeriksa niat Anda. Apa tujuan dari umpan balik itu? Apakah itu untuk menghukum karyawan, melepaskannya dari dada untuk membuat Anda merasa lebih baik, atau apakah itu benar-benar membantu karyawan meningkat karena Anda peduli pada mereka? Umpan balik bersifat pribadi, dan niat Anda akan memengaruhi cara pesan Anda dikirim dan diterima.
• Jadikan sering memberi umpan balik positif dan kritis. Alih-alih menyimpan umpan balik untuk acara besar, seperti ulasan kinerja tahunan, jadikan umpan balik sebagai bagian rutin dari percakapan dan rapat sehari-hari Anda.

• Mintalah umpan balik. Ketika seorang manajer meminta umpan balik, itu membantu membangun fondasi saling menghormati dan kemitraan. Dengan pemodelan peran yang menerima umpan balik tanpa pertahanan, karyawan akan belajar untuk melakukan hal yang sama.
• Segera dan tepat waktu. Pastikan umpan balik terhubung sedekat mungkin dengan perilaku, jika tidak maka dampaknya akan hilang.
• Minta izin. Sebelum memberikan umpan balik, tanyakan, “ Apakah Anda keberatan jika saya membagikan umpan balik kepada Anda yang saya pikir akan membantu Anda menjadi lebih efektif? "
• Fokus pada perilaku tertentu, bukan orangnya. Dengan kata lain, buat umpan balik tentang apa, dan bukan "siapa."

• Jelaskan dampak dari perilaku tersebut - pada Anda, dan / atau orang lain. "Susan, ketika kamu memotong Jamie dalam pertemuan, aku melihat dia tampak kesal dan terpaku untuk sisa pertemuan. Ketika Anda tidak mendengar seseorang keluar dan menyela mereka, mereka mungkin akan merasa tidak dihargai dan tidak mau lagi berkontribusi. Ketika seluruh tim tidak merasa aman untuk berkontribusi, kinerja kami akan menderita. "
• Biarkan umpan balik masuk. Biarkan orang tersebut memproses umpan balik. Dengarkan dengan empatik.
• Jika orang tersebut tidak tahu perilaku yang lebih efektif, tanyakan apakah mereka ingin nasihat. Setelah perilaku ditunjukkan, dan mereka memahami dampaknya, sering kali hanya masalah menghentikan perilaku. Atau, sudah jelas apa yang perlu mereka lakukan secara berbeda. Jika mereka benar-benar membutuhkan bantuan untuk menemukan perilaku alternatif, berikan mereka contoh spesifik. Tawarkan untuk bermain peran jika itu akan membantu. Melatih, menggunakan pertanyaan yang efektif adalah cara yang lebih baik daripada memberi nasihat.

• Jangan Buat Sandwich Umpan Balik. Ada yang mengatakan cara terbaik untuk memberikan umpan balik kritis adalah dengan "sandwich" itu di antara dua potong umpan balik positif. Secara pribadi, saya pikir sebagian besar orang akan melihat melalui teknik itu dan melihatnya sebagai manipulatif. Mereka mungkin juga hanya mengingat yang positif, dan melupakan semua yang kritis. Sekali lagi, itu adalah sifat manusia; kita semua cenderung melakukan itu.

Jangan Lupa Umpan Balik Positif!

Umpan balik positif sama pentingnya dengan jenis konstruktif. Bagaimanapun, tujuan dari semua umpan balik adalah untuk memperkuat perilaku hebat yang berkontribusi pada kinerja tinggi atau menghilangkan atau memperbaiki perilaku yang mengurangi kinerja.

Jika Anda akan memberikan umpan balik positif, dengan segala cara, lakukan, dan sering-seringlah melakukannya. Gunakan teknik yang sama - dampak yang tepat waktu, tulus, spesifik, dan positif. Cobalah untuk memberikan umpan balik positif empat hingga lima kali lebih sering daripada yang kritis - hanya jangan lakukan sebagai cara untuk menutupi yang negatif.

Garis bawah:

Ingat, umpan balik adalah alat peningkatan kinerja yang kuat. Ikuti sepuluh pedoman ini dan Anda akan merasa lebih nyaman dalam memberikan umpan balik, dan karyawan Anda akan lebih mudah menerimanya.