Cara Mengembangkan Kebijakan Media Sosial

Calon karyawan, saat ini, dan mantan karyawan, pelanggan, dan vendor Anda semuanya nongkrong di situs media sosial seperti LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, dan Flickr. Anda perlu memantau media sosial untuk mengetahui apa yang dibagikan dan dikatakan semua pemangku kepentingan tentang perusahaan Anda, karyawan Anda, dan tempat kerja Anda.

Gunakan media sosial untuk keuntungan perusahaan Anda. Shama (Hyder) Kabani, penulis Zen dari Pemasaran Media Sosial dan Presiden Click to Client, perusahaan pemasaran web layanan lengkap, bertanya, "Apa yang mereka katakan tentang Anda, perusahaan Anda, dan praktik Anda? Lebih baik lagi - bagaimana Anda merespons?

Memiliki kebijakan media sosial tidak berarti Anda dapat mendikte gambar Anda. Tapi, Anda bisa berinteraksi secara bertanggung jawab dalam percakapan yang membentuk gambar Anda. Dan, Anda bisa membantu karyawan Anda melakukan hal yang sama."

Mengapa kebijakan media sosial dan praktik terbaik perusahaan diperlukan

Kabani berkata, “Dunia berubah dengan cepat, dan bagaimana kita berkomunikasi berubah lebih cepat. Bukan hanya Gen Y yang membuat blog dan twitter - ini adalah fenomena yang berkembang yang dianut oleh semua generasi. Ada manfaat besar untuk teknologi saat ini dan penggunaannya yang luas, tetapi ada juga beberapa risiko seperti yang ditunjukkan oleh Raj Malik dari Solusi Jaringan.”

Dia menulis bahwa “komentar atau posting online yang tidak sah atau tidak pantas dapat:

• ”Buat Perusahaan, dan Anda, dalam masalah hukum dengan AS dan lembaga pemerintah lainnya, perusahaan lain, pelanggan, atau masyarakat umum.
• "Mengurangi nama merek Perusahaan dengan menciptakan publisitas negatif untuk Perusahaan, pemilik, dan mitra, serta diri Anda atau tim Anda.
• ”Menyebabkan kerusakan pada Perusahaan dengan merilis informasi non-publik atau informasi hak milik.
• ”Biaya kami kemampuan untuk mendapatkan paten atau merusak keunggulan kompetitif kami.
• "Membayar pekerjaan Anda di Perusahaan."

Dia menyarankan bahwa sebagian besar dari ini tidak akan menyulitkan perusahaan jika karyawan menggunakan akal sehat dan penilaian yang baik dalam interaksi online mereka.

10 Langkah Menuju Kebijakan Media Sosial

Kabani, yang dinobatkan sebagai salah satu dari 10 wanita paling berpengaruh dan berpengaruh di media sosial, menyarankan sepuluh langkah ini untuk membuat pedoman dan strategi media sosial perusahaan Anda.

Tetapkan Posisi Perusahaan Anda di Media Sosial

Putuskan di mana perusahaan Anda berdiri sehubungan dengan hubungan yang mereka inginkan dengan media sosial. Anda juga perlu memutuskan di mana posisi Anda relatif terhadap pemantauan penggunaan media sosial oleh karyawan. Anda perlu menentukan seberapa jauh perusahaan Anda ingin memanfaatkan media sosial untuk pengakuan merek, melibatkan pelanggan dan karyawan Anda dalam percakapan, dan untuk mendorong penjualan.

Kabani bertanya, "Apakah Anda akan memilih hanya untuk berkomunikasi sebagai reaksi atas apa yang dikatakan orang lain? Apakah Anda akan proaktif dalam melibatkan komunitas (konsumen dan blogger)?

Tanpa cara berpikir menyeluruh tentang media sosial, akan sangat sulit untuk membuat kebijakan. ”

Tentukan Apa Yang Merupakan Media Sosial

Kabani mengatakan bahwa setiap organisasi perlu mendefinisikan untuk penggunaan mereka sendiri apa yang merupakan media sosial. “Sementara blog dan LinkedIn dapat dengan mudah dikategorikan sebagai media sosial - bagaimana dengan video online? Bagaimana dengan Twitter?

Apa yang sebenarnya merupakan media sosial? Anda harus memiliki definisi tertulis Anda sendiri (lebih disukai). Ini terutama benar karena situs web dan alat baru muncul setiap saat. Definisi pribadi saya tentang media sosial adalah situs web atau media apa pun (termasuk video) yang memungkinkan untuk berkomunikasi secara terbuka."

Elektronik Milik Perusahaan Disediakan untuk Karyawan

Seperti halnya konten offline atau online yang ditulis, digunakan, diterima, dikembangkan, atau disimpan dalam elektronik milik perusahaan yang disediakan untuk karyawan, jelaskan siapa yang memiliki apa. Tidak ada pertanyaan, sebagai contoh, tentang blog pribadi, yang ditulis oleh seorang karyawan, pada masanya. Jika ia meninggalkan pekerjaan Anda, blog dan konten miliknya.

Tetapi, konten laptop dan telepon seluler milik perusahaannya, dan konten yang ia tulis untuk situs web perusahaan, mungkin termasuk, menurut kebijakan tertulis, milik perusahaan.

Di media sosial, apakah perusahaan Anda memiliki akun Twitter atau halaman Facebook, sebagai contoh? Perusahaan perlu memastikan bahwa kepemilikan akun media sosial ini adalah milik perusahaan, bukan karyawan yang tugasnya saat ini termasuk memposting dan memantau akun-akun ini. Kebijakan Anda harus mencakup siapa yang memiliki apa yang ada di ranah media sosial.

Hormati Hak Privasi

Jaga kerahasiaan dan informasi hak milik. Hormati hak privasi karyawan lain dan pelanggan Anda. Kebijakan media sosial harus mengatasi masalah menjaga kerahasiaan dan informasi pribadi.

Kabani berkata, “Karena sifat kasual dari situs-situs ini, lebih mudah untuk memberikan informasi kunci tanpa menyadarinya. Bahkan pesan pribadi tidak selalu aman. Setiap situs memiliki fallibilities sendiri. Yang terbaik adalah karyawan tidak pernah membagikan informasi rahasia atau kepemilikan apa pun menggunakan media sosial - baik secara publik maupun pribadi."

Siapa yang bertanggung jawab

Tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk mengelola dan berpartisipasi di media sosial. Penting bagi semua karyawan untuk memahami dan mematuhi kebijakan media sosial perusahaan saat berjejaring di media sosial online. Tetapi, satu karyawan atau tim harus memikul persona publik perusahaan dan mengelola upaya media sosial perusahaan.

Waspada untuk mengikuti dan menanggapi komentar publik, pujian, atau keluhan tentang perusahaan, karyawan atau tim memiliki tanggung jawab resmi untuk merespons media sosial. Sementara semua karyawan harus didorong untuk berinteraksi dan mewakili merek perusahaan, di media sosial, karyawan ini juga harus secara proaktif menangani pertanyaan.

Kabani mengatakan, “Cara terbaik untuk menemukan advokat media sosial dalam perusahaan adalah mencari orang atau tim orang yang paling bersemangat berkomunikasi dengan pelanggan di media sosial. Mereka mungkin sudah melakukannya tanpa Anda sadari. Cari orang-orang itu dan latih mereka dengan baik untuk mewakili merek Anda."

Tetapkan Aturan Dasar

Menetapkan aturan dasar untuk partisipasi karyawan di media sosial. Anda menjalankan garis yang bagus dengan karyawan. Anda perlu memberi kebebasan kepada karyawan untuk terlibat dalam media sosial, namun juga melindungi perusahaan pada saat yang bersamaan. Kabani menyarankan untuk melihat kebijakan media sosial Intel yang komprehensif. Departemen Teknologi Baru di Angkatan Udara telah membuat bagan alur ini dari pedoman media sosial mereka sendiri dan David Meerman Scott menyoroti strategi media sosial mereka dalam posting blognya. Jadi, contoh memang ada online.

Alamat Topik Tabu

Sementara karyawan Anda mungkin sudah menggunakan akal sehat saat berpartisipasi online, kebijakan media sosial Anda harus secara khusus membahas contoh topik tabu. Informasi perusahaan yang rahasia, eksklusif, dan tidak dirilis harus tetap berada di luar media sosial. Informasi pribadi dan pribadi tentang pekerjaan Anda dan rekan kerja serta pelanggan Anda tidak boleh muncul online.

Citra publik karyawan Anda di media sosial, jika mereka dapat dikaitkan dengan perusahaan Anda, itu penting. Nastiness, ofensif, komentar meremehkan, pernyataan yang tidak benar, perilaku merendahkan, dan penggunaan narkoba ilegal, adalah semua contoh perilaku yang harus ditangani oleh kebijakan media sosial Anda.

Monitor Lingkungan Media Sosial

Buat sistem untuk memantau ruang media sosial. Kabani mengatakan, “Kebijakan media sosial tidak banyak membantu jika Anda tidak benar-benar memantau ruang di mana percakapan terjadi. Ada banyak alat gratis dan berbayar untuk memantau media sosial."

Latih Karyawan Anda

Jadikan pelatihan mudah tersedia bagi karyawan Anda yang ingin berpartisipasi di media sosial. Kabani menyarankan, “Pikirkan win-win. Tidak ada yang suka diperintah - terutama ketika datang ke jejaring sosial mereka sendiri. Namun, kebanyakan orang terbuka untuk belajar tentang cara memanfaatkan situs media sosial ini dengan lebih baik untuk meningkatkan karier dan merek mereka sendiri. Kebanyakan orang yang membuat kesalahan online tidak tahu apa-apa.

Jika Anda berharap karyawan Anda menggunakan alat jejaring sosial dengan benar, Anda harus memberikan pelatihan. Apa yang mereka keluarkan di sana bukan hanya refleksi dari perusahaan; itu juga merupakan cerminan dari mereka. Jadikan menang-menang untuk semua orang."

Media sosial berkembang dengan jutaan orang di seluruh dunia berinteraksi dengan cara-cara yang hanya diimpikan beberapa orang beberapa waktu lalu. Karyawan Anda berinteraksi di media sosial. Perusahaan Anda juga harus berinteraksi di media sosial.

Dan, kebijakan dan strategi media sosial Anda perlu dikembangkan sekarang. Ambil kesempatan untuk memengaruhi percakapan yang terjadi di sekitar perusahaan Anda dan merek Anda.

Jangan percaya sebentar bahwa percakapan itu tidak terjadi. Lompat pada kesempatan untuk mempengaruhi arah - sekarang.