9 Kotak Matriks untuk Perencanaan dan Pengembangan Suksesi

Matriks kinerja dan potensial biasanya disebut sebagai kotak sembilan kotak, matriks sembilan kotak, atau hanya sebagai "kotak sembilan."

Sembilan kotak adalah salah satu alat yang paling banyak digunakan dalam perencanaan suksesi dan pengembangan kepemimpinan. Ini bisa menjadi alat yang berharga bagi siapa saja yang bekerja dalam manajemen bakat, atau untuk manajer mana pun sebagai cara untuk menilai dan membedakan tim atau organisasi.

Bagaimana cara kerjanya?

Biasanya digunakan untuk menilai individu pada dua dimensi: kinerja masa lalu mereka dan potensi masa depan mereka.

Sumbu X (garis horizontal) tiga kotak menilai kinerja, dan sumbu Y tiga kotak (garis vertikal) menilai potensi kepemimpinan. Kombinasi sumbu Y dan X membentuk kotak di dalam kisi tempat setiap karyawan ditempatkan.

1A = Kinerja Tinggi / Potensi Tinggi, 3C = Kinerja Rendah / Potensi Rendah, 2B = kinerja sedang / potensi sedang, dll.

Bayangkan pertunjukan permainan Hollywood Squares lama atau pengantar Brady Bunch, dengan masing-masing karakter duduk di salah satu dari sembilan kotak.

Sementara seorang pemimpin individu dapat menggunakan kotak sembilan untuk menilai karyawan mereka sendiri, itu memiliki nilai nyata adalah ketika tim kepemimpinan menggunakannya sebagai bagian dari "ulasan bakat" untuk berdiskusi tentang bakat kolektif seluruh organisasi.

Sederhana dan Efektif (95% dari Waktu)

Keindahan alat ini adalah kesederhanaan dan kemudahan penggunaannya. Dengan sedikit penjelasan dan fasilitasi awal, manajer biasanya dapat menangkap dengan cepat. Ini membantu mengatasi banyak kesulitan umum dalam hal penilaian bakat, termasuk:

• Penekanan berlebihan pada kinerja saat ini
• Ketergantungan berlebihan pada satu pendapat
• Kurangnya kriteria penilaian, atau kriteria yang tidak konsisten

Tim kepemimpinan (sering insinyur atau ilmuwan) akan sering mencoba untuk membuatnya terlalu rumit, dengan menambahkan lebih banyak kotak, definisi untuk setiap kotak, dan semua jenis bel dan peluit. Ini hampir tidak pernah meningkatkan proses dan sering menambah kompleksitas daripada nilai.

Gratis dan Bukan Hak Milik

Selain waktu orang, atau fasilitator berbayar, tidak ada biaya untuk menggunakan sembilan kotak. Ada cara-cara lain untuk menilai potensi - instrumen formal dan pusat penilaian bagus, tetapi harganya juga mahal. Sementara banyak yang akan mengkritik kurangnya objektivitas dalam menggunakan sembilan kotak untuk menilai kinerja dan potensi, sebagian besar organisasi tidak mampu mengirim setiap manajer melalui pusat penilaian $ 10.000.

A Catalyst for Robust Dialog

Ini bukan tentang mengisi grid - ini semua tentang diskusi. Itulah titik kritis yang sering dilupakan oleh tim pemula. Manajer, secara umum, tidak begitu terampil dalam hal menilai bakat, dan sangat ragu untuk membahas karyawan manajer lain, atau mendengar umpan balik tentang bakat mereka. Alat ini membantu manajer melakukan percakapan tersebut dengan cara yang profesional dan produktif.

Kerangka dan Struktur

Meskipun "jujur ​​dan kuat" adalah hal yang baik, tanpa kerangka kerja, percakapan ini bisa berantakan dan teralihkan. Dengan fasilitasi yang terampil, sembilan kotak menyediakan kerangka kerja dan peta jalan untuk membahas kinerja, potensi, kebutuhan pengembangan, dan rencana pengembangan masing-masing individu.

Membantu Mengkalibrasi Kriteria dan Harapan

Dianjurkan agar tim masuk ke ulasan bakat dengan definisi kinerja dan potensi yang ditentukan sebelumnya, jelas, konsisten. Terkadang definisi itu tidak ada. Bahkan jika mereka melakukannya, mereka sering hanya kata-kata di atas kertas yang tidak didasarkan pada kenyataan. Dengan menggunakan alat ini, tim memiliki kesempatan untuk mendiskusikan apa arti kinerja dan potensi. Bahkan, untuk banyak manajer di ruangan itu, ini adalah pertama kalinya mereka mendengar harapan bos mereka sendiri, jadi Anda akan melihat mereka diam-diam mencatat dan menilai diri mereka sendiri.

Ini Lebih Akurat Daripada Satu Orang

Keakuratan menilai kinerja dan potensi meningkat dengan beberapa titik data. Manajer sering memiliki titik buta dengan karyawan mereka dan tidak menyadari bagaimana mereka dipersepsikan oleh orang lain. Diskusi ini dapat membantu menyinari para superstar dan orang-orang yang berkinerja buruk.

Memfasilitasi Kepemilikan Bersama dan Kerja Sama Tim

Ini adalah aturan dasar untuk setiap pertemuan dan diskusi manajemen bakat: “Kita semua, sebagai tim, secara kolektif bertanggung jawab untuk membangun organisasi yang lebih kuat. Kita harus jujur, saling mendengarkan, dan membantu mengembangkan karyawan satu sama lain."

Dalam organisasi fungsional atau tersegmentasi, pengembangan bakat sering kali merupakan salah satu dari beberapa hal yang dapat dilakukan oleh tim manajemen secara bersama-sama.

Ini Alat Diagnostik untuk Pengembangan

Pertemuan tinjauan bakat mengungkapkan kekuatan dan kelemahan individu dan organisasi. Sembilan kotak berfungsi sebagai penilaian kebutuhan untuk tindakan pembangunan yang perlu diambil. Banyak organisasi sekarang menggunakan ulasan talenta sembilan kotak untuk berdiskusi dan menyepakati rencana pengembangan individu (IDP) untuk setiap karyawan.

Sembilan kotak dapat menjadi alat yang sangat efektif untuk memfasilitasi diskusi seputar kinerja dan potensi. Meskipun tidak sempurna dan memiliki jebakan yang melekat, keuntungannya jauh melebihi kerugiannya.

Untuk instruksi khusus tentang cara menggunakan kotak sembilan dalam ulasan bakat, lihat Cara Menggunakan Matriks Sembilan Kotak Kinerja dan Potensi untuk Perencanaan dan Pengembangan Suksesi.