Berikan Keyakinan Atasan Anda Dengan Rencana Manajemen Risiko

Manajer proyek terbaik memiliki kepercayaan penuh dari manajer lini dan sponsor proyek mereka. Para eksekutif di balik proyek-proyek mereka mempercayai mereka ketika mereka mengatakan mereka membutuhkan dana tambahan, lebih banyak sumber daya atau membantu menyelesaikan masalah.

Ketika Anda bekerja dalam situasi yang berisiko, Anda memerlukan kit yang tepat. Seperti seorang pejalan kaki dengan tas ransel dari tali dan crampon, Anda memerlukan alat untuk menghadapi risiko proyek juga.

Anda dapat meningkatkan kepercayaan manajer Anda dalam proyek Anda dengan rencana manajemen risiko. Proses 5 langkah sederhana dapat sangat mengubah cara bos Anda melihat proyek Anda (dan Anda).

Apa Manajemen Risiko dalam Manajemen Proyek?

Manajemen risiko dalam manajemen proyek adalah proses mengidentifikasi, menilai, dan merespons risiko proyek.

Risiko proyek adalah hal-hal yang mungkin memengaruhi proyek (positif atau negatif, tetapi umumnya orang menafsirkan risiko sebagai peristiwa yang akan berdampak negatif pada proyek).

Apakah proyek Anda besar atau kecil, ia akan memiliki risiko yang terkait dengannya. Ini bisa berupa apa saja mulai dari risiko parade sekolah Anda dihujani dengan risiko kenaikan harga hingga komponen penting papan sirkuit baru Anda.

Risiko proyek, jika tidak dikelola dengan benar, dapat mempersulit keberhasilan proyek Anda. Risiko yang tidak diperiksa dapat menambah waktu ke jadwal Anda, bekerja untuk waktu dan uang Anda ke anggaran Anda. Manajer menjadi gugup tentang hal semacam ini. Semua itu dapat dihindari dengan rencana manajemen risiko.

Perencanaan Manajemen Risiko

Rencana manajemen risiko adalah cara yang bagus untuk meningkatkan kepercayaan diri Anda pada kemampuan tim proyek Anda untuk memberikan - dan itu juga menambah kepercayaan manajer Anda. Anda ingin mereka percaya bahwa Anda bisa melakukannya, dan Anda ingin mereka menyadari apa yang mungkin menghentikan Anda untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Rencana manajemen risiko adalah alat yang sempurna untuk melakukan itu.

Dan coba tebak? Sangat mudah untuk memulai.

Manajemen risiko proyek adalah proses 5 langkah sederhana. Jangan membuatnya lebih rumit dari yang seharusnya. Ini adalah sesuatu yang dapat Anda mulai hari ini, bersiaplah untuk membahasnya di pertemuan berikutnya dan selesaikan saat seseorang mengetik menit-menitnya.

Proses Manajemen Risiko 5 Langkah

Seperti halnya banyak bagian dari manajemen proyek, manajemen risiko adalah suatu proses. 5 langkah tersebut adalah:

1. Memulai
2. Mengenali
3. Menilai
4. Respons Rencana
5. Melaksanakan

Jika istilah-istilah itu tidak terlalu berarti bagi Anda saat ini, mohon pertahankan - saya akan menjelaskan semuanya.

Langkah 1: Mulai

Pertama, Anda ingin mengatur konteks untuk manajemen risiko Anda di lingkungan manajemen proyek Anda.

Mungkin tidak ada banyak pekerjaan yang harus dilakukan di sini karena seseorang di perusahaan Anda akan sudah menyiapkan kebijakan risiko perusahaan dan yang perlu Anda lakukan hanyalah melacaknya. Ini akan menjelaskan pendekatan perusahaan terhadap risiko dan bahkan mungkin memberi mandat pada templat yang Anda butuhkan. Template selalu menghemat pekerjaan Anda, jadi perhatikan juga itu!

Bahkan jika Anda tidak memiliki kebijakan risiko perusahaan, orang lain yang mengelola proyek bersama Anda mungkin memiliki rencana manajemen risiko proyek yang dapat Anda salin. Mengapa menemukan kembali roda? Menggunakan kembali dokumen adalah suatu keharusan jika Anda ingin menghemat waktu dan menyelesaikan lebih banyak.

Gunakan apa yang Anda temukan untuk menghasilkan rencana manajemen risiko untuk proyek Anda. Ini adalah bagian dari keseluruhan rencana manajemen proyek Anda dan berbicara tentang bagaimana Anda akan mendekati mengelola risiko pada proyek Anda.

Jika Anda tidak tahu harus memasukkan apa, baca terus! Langkah selanjutnya akan memberi Anda ide yang lebih baik tentang apa yang harus dibicarakan dalam rencana manajemen risiko Anda.

Ini meningkatkan kepercayaan diri dengan: Menunjukkan kepada manajer Anda bahwa Anda memiliki pendekatan untuk menghadapi ketidakpastian pada proyek Anda dan bahwa Anda secara aktif akan mengelola risiko.

Langkah 2: Identifikasi

Setelah Anda mendapatkan pendekatan yang diuraikan, Anda kemudian dapat mulai bekerja untuk itu.

Sekarang Anda mengidentifikasi risiko yang akan memengaruhi proyek Anda. Ini hanya snapshot dalam waktu dan daftar risiko Anda adalah sesuatu yang Anda ingin kembali ke waktu dan waktu lagi untuk memastikan sesuatu yang baru juga dimasukkan di sana.

Anda dapat mengidentifikasi risiko dengan menggunakan daftar periksa risiko umum, mewawancarai pemangku kepentingan mengenai proyek (terutama pemangku kepentingan yang sulit karena mereka umumnya memiliki banyak hal untuk dikatakan tentang apa yang mungkin salah), sesi curah pendapat dan menggunakan akal sehat Anda.

Anda mencari hal-hal yang dapat menyebabkan masalah jika itu pernah terjadi. (Ingat, risiko belum terjadi. Masalah proyek adalah hal-hal yang sudah terjadi.)

Bagaimanapun Anda melakukannya, Anda harus melibatkan orang lain. Sendiri, Anda tidak akan memiliki seluruh gambar dan Anda akan berakhir hal-hal yang hilang.

Risiko dapat dan harus diidentifikasi oleh siapa saja. Sebagai manajer proyek, tugas Anda adalah mendorong kolega Anda untuk meningkatkan risiko dengan Anda sehingga sebagai tim Anda dapat melakukan sesuatu terhadap mereka.

Semua risiko yang diidentifikasi harus dicatat dalam daftar risiko. Jika Anda memiliki koordinator proyek di tim atau staf pendukung proyek maka mereka dapat melakukan ini. Kalau tidak, itu adalah bagian dari tugas administratif yang harus Anda lakukan.

Ini meningkatkan kepercayaan diri dengan: Menunjukkan bahwa Anda menyadari risiko utama yang mungkin memengaruhi proyek Anda dan bahwa Anda memiliki sarana untuk terus mengetahui risiko baru.

Langkah 3: Nilai

Risiko kemudian dinilai untuk probabilitas dan dampak. Artikel terperinci tentang cara menilai risiko proyek mencakup Anda untuk itu. Berikan bacaan yang baik jika Anda tidak terbiasa dengan prosesnya.

Sebagai tindakan lebih lanjut, Anda juga dapat menilai kedekatan, yang berarti seberapa dekat waktu kemungkinan risikonya terjadi. Risiko dengan kedekatan tinggi akan berpotensi terjadi segera. Risiko dengan kedekatan rendah mungkin terjadi di beberapa titik di masa depan yang jauh. Ini dapat memberi Anda faktor lain untuk memprioritaskan waktu dan energi Anda dalam berurusan dengan risiko.

Ini meningkatkan kepercayaan diri dengan: Memastikan manajer Anda dan semua orang di tim memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang akan terjadi seandainya risiko-risiko ini benar-benar terjadi.

Langkah 4: Rencanakan Respons

Sekarang kita sampai pada bagian gemuk dari rencana manajemen risiko Anda. Pada langkah ini, Anda mengetahui cara mengelola risiko dengan mengidentifikasi respons yang sesuai.

Kami melakukan ini karena sampai sekarang yang Anda dapatkan hanyalah daftar apa yang mungkin terjadi dengan membuang proyek Anda di masa mendatang dan seberapa besar kesepakatan yang akan terjadi. Apa yang ingin diketahui manajer Anda selanjutnya adalah: Apa yang akan Anda lakukan?

Secara umum, ada 4 hal yang dapat Anda lakukan untuk mengatasi dan mengelola risiko proyek. Mereka:

• Menghindari
• Transfer
• Mengurangi (mis. Mengurangi)
• Menerima.

Ini dibahas secara terperinci dalam penyelaman mendalam ini ke dalam strategi respons risiko untuk risiko negatif.

Beberapa risiko Anda mungkin memiliki hasil yang positif. Misalnya: Ada risiko Anda menjual begitu banyak produk baru sehingga Anda tidak dapat menggunakan saluran telepon. Itu akan menjadi masalah yang bagus untuk dimiliki, tetapi masih ada risiko yang harus kita rencanakan.

Ada sejumlah cara yang dapat Anda persiapkan untuk terjadinya risiko positif termasuk:

• Mengeksploitasi
• Bagikan
• Menambah
• Menerima.

Ini dibahas secara lebih rinci tentang strategi respons risiko untuk risiko positif.

Anda harus menentukan strategi respons mana yang paling baik untuk setiap risiko pada register Anda. Misalnya, Anda mungkin memutuskan bahwa risiko atap pabrik runtuh adalah sesuatu yang akan Anda terima karena kemungkinan tidak akan terjadi. Namun, risiko keracunan makanan menghabiskan setengah dari tenaga kerja Anda adalah sesuatu yang secara aktif akan Anda mitigasi dengan melatih kembali semua staf katering Anda. Jika sudah terjadi sebelumnya dan sebenarnya sangat mungkin kecuali Anda melakukan sesuatu, Anda ingin mengurangi risikonya.

Setelah respons diidentifikasi dan disepakati, pemilik risiko dapat ditunjuk untuk melaksanakan rencana tindakan manajemen risiko. Dengan kata lain, Anda membutuhkan seseorang yang bertanggung jawab untuk melihat melalui tugas yang Anda setujui.

Ini meningkatkan kepercayaan diri dengan: Menunjukkan kepada manajer Anda bahwa Anda telah mempertimbangkan apa yang harus dilakukan tentang hal-hal yang dapat menyebabkan masalah bagi proyek Anda dan bahwa Anda sedang menyiapkan rencana untuk mengurangi ketidakpastian dan risiko pada proyek.

Langkah 5: Terapkan

Rencana manajemen risiko Anda sekarang harus mencakup siapa yang akan bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan mitigasi risiko untuk setiap risiko. Mereka sekarang harus mengerjakan tugas-tugas tersebut sehingga Anda secara aktif mengelola risiko terbuka.

Ini meningkatkan kepercayaan diri dengan: Menunjukkan bahwa Anda dan tim proyek Anda dapat menindaklanjuti apa yang Anda katakan akan Anda lakukan. Dengan melaporkan apa yang telah Anda capai dan risiko yang telah Anda mitigasi, itu menunjukkan kepada tim manajemen Anda bahwa Anda serius dalam memberikan dan melakukan apa yang diperlukan untuk membuktikan proyek Anda di masa depan terhadap masalah.

Setelah risiko berlalu - ketika itu tidak lagi relevan karena telah terjadi atau tidak bisa lagi terjadi - Anda dapat menutupnya dari daftar risiko Anda.

Menempatkan rencana manajemen risiko proyek ini dapat membuat Anda berbeda dari manajer lain. Atasan Anda sendiri akan memiliki bukti bahwa Anda dapat berpikir secara strategis dan kreatif tentang apa yang mungkin menyebabkan proyek Anda macet, dan - yang paling penting - lakukan sesuatu untuk itu. Anda akan menjadi orang yang secara aktif mengelola masalah sebelum terjadi, menyapu semua penghalang jalan dan bersiap untuk apa pun!

Terlihat bagus dalam mengelola risiko proyek adalah cara yang pasti untuk dilihat sebagai pasangan yang aman atau oleh manajemen. Anda tidak perlu banyak pengalaman atau sertifikat untuk mulai mengelola risiko proyek dengan sukses (meskipun kualifikasi formal dalam manajemen risiko memang ada). Proses 5 langkah mudah ini akan segera berarti bahwa manajemen risiko proyek tertanam dalam rencana proyek Anda.