Cara untuk Meminta Bantuan Dari Sponsor Proyek

Hubungan antara manajer proyek dan sponsor proyek sangat mirip dengan hubungan karyawan / manajer tradisional. Sponsor proyek mungkin bukan manajer langsung manajer proyek atau bahkan dalam rantai komando manajer proyek. Namun, sponsor proyek mendukung manajer proyek ketika tim proyek bekerja menuju penyelesaian proyek.

Seperti seorang penyelia, salah satu cara terbesar yang didukung oleh sponsor proyek adalah manajer proyek adalah melalui menangani masalah yang hanya dapat ditangani oleh seseorang dengan pengaruh organisasi sponsor proyek. Ketika manajer proyek mengalami masalah yang hanya dapat diselesaikan oleh sponsor proyek, inilah yang harus dilakukan oleh manajer proyek.

Buang Semua Pilihan Lainnya

Sponsor proyek cenderung berada pada level organisasi di mana sebagian besar keputusan adalah keputusan yang sulit karena jika keputusan itu mudah, itu dibuat pada level yang lebih rendah. Mereka harus mengambil keputusan sulit dengan cepat, terkadang dengan informasi terbatas.

Sebagai manajer proyek, Anda perlu memastikan bahwa Anda telah kehabisan semua opsi lain untuk menyelesaikan masalah Anda sebelum pergi ke sponsor proyek. Misalnya, Anda memiliki anggota tim proyek yang tidak memenuhi komitmennya. Sebelum membawa masalah ke sponsor proyek, Anda harus mencoba menyelesaikan masalah satu-satu dengan anggota tim proyek. Ketika itu tidak berhasil, Anda harus pergi ke penyelia anggota tim. Setelah gagal menyelesaikan masalah, Anda dapat membawa masalah ke sponsor proyek.

Anda telah kehabisan opsi untuk menyelesaikan masalah dari bawah ke atas. Sekarang, sponsor proyek dapat mengerjakan masalah dari atas ke bawah. Sponsor proyek harus menyelesaikan masalah dengan rekannya dan memberi tahu Anda tentang tindakan yang telah disepakati.

Hal terakhir yang Anda inginkan terjadi adalah memiliki sponsor proyek datang dengan resolusi yang bisa Anda terapkan di bawah otoritas Anda sendiri tanpa bantuan. Terkadang ini terjadi. Setiap orang membuat kesalahan. Belajarlah dari situasi ini ketika itu terjadi, dan Anda akan menjadi manajer proyek yang lebih baik untuk itu. Lain kali situasi yang sama muncul, Anda akan menanganinya lebih baik daripada sebelumnya.

Jadilah Spesifik tentang Apa yang Anda Butuhkan

Sementara sponsor proyek terbiasa bekerja dari informasi yang tidak lengkap, manajer proyek tidak boleh meninggalkan informasi yang relevan. Adalah penting bagi sponsor proyek untuk memiliki konteks untuk situasi yang membutuhkan perhatiannya.

Setelah sponsor proyek memiliki konteks yang sesuai untuk keputusan tersebut, jelaskan apa yang Anda butuhkan dari sponsor. Apakah Anda memerlukan arahan tentang bagaimana melanjutkan? Apakah Anda memerlukan otorisasi untuk mengambil tindakan tertentu? Apakah Anda perlu menyelesaikan masalah? Apakah Anda membutuhkan sumber daya yang tidak dapat Anda peroleh sendiri?

Jika Anda belum memikirkan dengan tepat apa yang Anda butuhkan, Anda mungkin mengambil keputusan tentang apa yang Anda butuhkan tetapi mengetahui kemudian bahwa Anda salah. Pikirkan masalah ini sebelum membawanya ke sponsor untuk meminimalkan risiko membuang waktu satu sama lain.

Jaga Fokus Permintaan Anda

Sponsor proyek adalah orang-orang yang sibuk. Masalah yang tak terhitung jumlahnya menarik jadwal mereka menyedot waktu mereka.

Ketika seorang manajer proyek memiliki kebutuhan asli untuk waktu sponsor proyek, ini bukan hal yang buruk atau gangguan pada waktu sponsor. Waktu yang dihabiskan bersama manajer proyek dan sponsor proyek harus sangat produktif. Pertahankan agar permintaan Anda terfokus sehingga Anda hanya menggunakan sebanyak mungkin waktu sponsor Anda seperlunya.

Ketika sponsor Anda mengalami satu-satu pengalaman yang produktif dengan Anda, ia akan menantikan pertemuan Anda. Orang-orang di organisasi tingkat tinggi sering menghabiskan waktu mereka dalam pertemuan tidak produktif yang harus mereka hadiri. Berpartisipasi dalam rapat yang produktif bisa menjadi perubahan yang memberi semangat bagi sponsor proyek Anda.