Cara Mengembangkan Rencana Outsourcing

Banyak diskusi tentang outsourcing di media membuatnya tampak rumit, tetapi cukup sederhana. Bahkan di rumah kita, kita "mengalihdayakan" banyak tugas: Memasak, merawat halaman rumput kita, dan merawat anak, hanya untuk beberapa nama. Ketika kita tidak punya waktu, fokus, atau keterampilan untuk melakukan pekerjaan sendiri, kita mencari seseorang yang bisa, dan seseorang yang akan melakukan pekerjaan dengan harga yang kita mampu bayar. Perusahaan bekerja dengan cara yang sama, meskipun keputusan mereka mungkin melibatkan lebih banyak faktor dan pembuat keputusan.

Proses pengembangan

Tetapi seperti halnya keluarga membuat keputusan yang berbeda, perusahaan dapat mengambil keputusan mengejutkan yang berbeda tentang outsourcing.Tidak ada template yang berfungsi untuk semua perusahaan, tetapi ada proses yang perlu dipertimbangkan oleh semua perusahaan:

Realisasi

Di masa lalu, banyak perusahaan bahkan mungkin tidak tahu apa itu outsourcing. Saat ini, mereka tahu tentang outsourcing, tetapi mungkin tidak menyadari berapa banyak program outsourcing (dan seperti outsourcing) yang sudah mereka operasikan: Pusat fotokopi, ruang surat, manajemen fasilitas, TI, dan bahkan bagian dari departemen hukum perusahaan. Pengalihdayaan mungkin tidak menyelesaikan setiap masalah, tetapi mempelajari tentang kontrak generasi sebelumnya akan mengidentifikasi proyek baru dan memberikan wawasan yang berharga.

Penetapan tujuan

Agar berhasil dalam menciptakan program outsourcing, Anda perlu menentukan tujuan spesifik, seperti mengurangi biaya perusahaan secara keseluruhan hingga lima persen, fokus pada efisiensi untuk satu lokasi, atau hanya melihat fungsi yang dilakukan dalam satu unit bisnis. Tujuan tidak perlu detail luar biasa. Saat pengalaman outsourcing Anda meningkat, definisi akan berubah.

Partisipasi

Anda membutuhkan peserta dari berbagai bidang keahlian untuk memberikan masukan ke rencana, untuk memverifikasi asumsi dan untuk memberikan penilaian ahli. Ketika Anda berpindah dari rencana umum ke proyek tertentu, Anda akan mengulangi proses ini dan membuat subkelompok dengan pengetahuan yang bahkan lebih spesifik.

Identifikasi

Sekarang Anda memiliki tujuan dan pakar untuk mengidentifikasi dan menafsirkan informasi, sekarang saatnya mengidentifikasi proyek tertentu untuk program outsourcing Anda. Setiap perusahaan mengembangkan kriteria yang berbeda dan didorong oleh budaya sebanyak oleh analisis keuangan atau operasional, tetapi ada kriteria umum yang harus Anda perhatikan:

• Keputusan sebelumnya: Perusahaan Anda mungkin membuat keputusan sebelumnya tentang menggunakan non-karyawan, seperti pekerja sementara atau kontrak layanan. Bekerja dengan Pengadaan dan PMO (Kantor Manajemen Proyek) Anda untuk perincian. Lihat bagaimana mereka mengatasi masalah pada daftar ini, dan kompilasi pelajaran yang didapat.
• Keahlian: Apakah Anda menjalankan fungsi atau memproduksi produk tanpa keahlian yang memadai, atau apakah Anda mengalami masalah dalam mempertahankan manajer? Apakah manajemen saat ini memiliki rencana untuk mengatasi masalah ini? Jika tidak, ini bisa menjadi proyek outsourcing yang bagus.

• Kualitas: Bahkan jika suatu fungsi memiliki orang-orang dengan keterampilan yang tepat dan manajer yang berpengalaman, Anda mungkin tidak mendapatkan tingkat layanan yang Anda butuhkan. Apakah manajer melakukan survei pelanggan? Apa yang pelanggan katakan tentang produk atau layanan? Kesenjangan dalam kualitas atau kurangnya minat dalam layanan pelanggan adalah tanda lain untuk outsourcing.
• Biaya: Layanan dengan kualitas sangat tinggi belum tentu bernilai baik. Bagaimana biaya Anda dibandingkan dengan pesaing? Apakah fungsi menghasilkan laporan bulanan: Biaya unit, biaya operasi, tren biaya multi-tahun? Jika fungsi ini tidak dapat menghasilkan laporan ini, layanan outsourcing mungkin memberikan transparansi yang lebih besar ke dalam operasi Anda.

• Skala: Ketika Anda memeriksa seluruh perusahaan Anda, Anda akan membuat banyak penemuan yang tidak terduga. Tetap fokus! Satu proyek besar adalah kandidat yang lebih baik untuk outsourcing daripada sejumlah proyek kecil. Proyek besar tunggal itu akan membutuhkan sumber daya administrasi dan manajemen yang jauh lebih sedikit. Menyimpan daftar yang komprehensif, tetapi hanya memilih kandidat yang memberikan dampak besar dalam gelombang pertama proyek Anda.
• Keamanan: Anda sekarang memiliki ide bagus tentang proyek potensial. Saatnya memfilternya sesuai dengan standar keamanan. Keamanan adalah subjek yang kompleks dan kontroversial. Standar yang berbeda berlaku untuk industri yang berbeda, dan beberapa perusahaan lebih memperhatikan keamanan daripada pesaing mereka. Memahami standar internal dan industri, dan membatasi proyek outsourcing sesuai. Sertakan departemen hukum, TI, keamanan perusahaan, kepatuhan (jika berlaku), dan "risiko" apa pun dalam diskusi Anda.

• Prioritas: Setiap item di atas (dan mungkin karakteristik lainnya) harus diberi skor, dan kemudian setiap proyek harus diberi "nilai outsourcing" total. Tidak diragukan lagi, akan ada banyak perdebatan mengenai karakteristik mana yang paling penting, jika skor mereka akurat, dan jika karakteristik lain harus dipertimbangkan. Jangan heran jika proses ini berlangsung selama berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun.
• Komunikasi: Pada saat Anda memprioritaskan proyek potensial, Anda telah mengadakan banyak pertemuan dan berbicara dengan banyak orang. Harapkan diskusi ini menjadi informasi publik di departemen yang Anda targetkan untuk outsourcing. Selalu berasumsi bahwa diskusi ini akan sampai ke populasi karyawan Anda, sering kali dalam waktu nyata. Komunikasi perusahaan yang dipikirkan dengan cermat perlu dipersiapkan dan siap. Jangan biarkan rumor menjadi sumber informasi yang lebih baik daripada fakta.

Mengeksekusi

Pada akhir proses ini, Anda akan memiliki rencana outsourcing awal Anda. Ada banyak langkah lagi saat Anda menjalankan rencana ini: Mengonfirmasi data, membuat sub-komite untuk proyek tertentu, mengidentifikasi vendor, menjalankan pilot, memberikan kontrak, dan sebagainya. Namun, mengembangkan rencana Anda memberi Anda langkah pertama dan paling penting.