Cara Meninjau Pekerjaan Bawahan

Ketika Anda menetapkan pekerjaan kepada bawahan, Anda memantau banyak aspek dari kemajuan mereka, tetapi Anda terutama khawatir tentang apakah pekerjaan itu dilakukan dengan benar dan dilakukan tepat waktu.

Selesaikan Pekerjaan Tepat Waktu

Menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu adalah lebih mudah bagi keduanya untuk memantau. Itu karena waktu lebih mudah diukur daripada kualitas. Anda perlu menetapkan persyaratan yang jelas, termasuk tonggak sejarah dan tenggat waktu, tetapi Anda juga perlu memberikan fleksibilitas. Rencanakan jadwal mereka, atau minta mereka merencanakan jadwal mereka, untuk memasukkan waktu luang. Akan selalu ada beberapa acara yang tidak terduga, jadi adalah bijaksana untuk membangun setidaknya sedikit kelonggaran ke dalam jadwal. Jumlah kelonggaran yang Anda izinkan dalam jadwal mereka akan bervariasi dari individu ke individu dengan individu yang lebih senior dan berbakat yang membutuhkan lebih sedikit kelonggaran.

Menggunakan Laporan Kemajuan untuk Melacak Jadwal

Metode yang paling umum untuk melacak apakah pekerjaan dilakukan tepat waktu adalah laporan berkala, biasanya dilakukan setiap minggu untuk proyek kecil dan setiap bulan untuk proyek yang lebih besar. Saat bawahan Anda mengirimkan laporan kemajuan tertulis, salah satu hal yang akan mereka laporkan adalah kepatuhan mereka terhadap jadwal. Salah satu metode umum yang digunakan untuk dengan cepat menunjukkan status adalah warna lampu sorot. Jika proyek sesuai jadwal, mereka akan menunjukkan simbol hijau. Jika proyek terlambat, mereka akan menunjukkan itu sebagai simbol merah.

Terkadang kuning juga digunakan untuk menunjukkan ketika ada masalah kecil yang tidak cukup parah untuk menjamin warna merah.

Anda juga ingin mereka melaporkan apa pun yang menghalangi kemajuan mereka. Bagian ini harus mencakup apa yang mereka coba bersihkan dari pemblokir dan hasil dari upaya tersebut. Jika mereka meminta bantuan dari Anda, atau dari seseorang di luar lingkup mereka, itu harus ditunjukkan dengan jelas.

Jangan lupa memilikinya juga sertakan prestasi mereka. Jika mereka telah melakukan sesuatu yang telah membersihkan pemblokir, mencegah masalah, atau dengan cara lain membantu menjaga jadwal tetap utuh yang harus dicatat dalam laporan kemajuan mereka.

Akhirnya, laporan kemajuan harus menunjukkan persen selesai. Sebagian besar proyek membuat sangat sedikit kemajuan di awal, kemudian mereka meningkat tajam, dan pada akhir proyek lagi membuat kemajuan yang lambat. Jadwal proyek yang telah Anda dan karyawan Anda kembangkan harus menjelaskan hal ini. Apakah Anda memasukkan faktor ini ke dalam jadwal, Anda perlu mengevaluasi kemajuan yang dilaporkan oleh karyawan. Persen yang direncanakan selesai harus mencerminkan, secara umum, berapa banyak waktu yang dialokasikan untuk proyek telah berlalu.

Dalam sebuah proyek dengan jadwal tiga bulan, karyawan harus melaporkan persentase lengkap yang direncanakan sekitar 1/3 pada akhir bulan pertama. Jika mereka melaporkan angka yang jauh lebih kecil atau lebih besar, akan lebih bijaksana bagi Anda untuk melihat sedikit lebih dalam. Juga, Anda perlu membuat keputusan tentang keakuratan dari apa yang mereka laporkan untuk persentase aktual yang lengkap. Berdasarkan pengetahuan Anda tentang proyek dan status keseluruhannya, Anda harus dapat menilai, kira-kira, apakah persen lengkap yang dilaporkan oleh karyawan itu akurat atau tidak.

Misalnya, jika mereka melaporkan angka lengkap yang direncanakan sebesar 60% dan persentase lengkap aktual sebesar 65%, tetapi Anda tahu bahwa proyek tersebut telah mengalami kesulitan, Anda harus menyelidiki laporan tersebut secara lebih rinci.

Selesaikan Pekerjaan dengan Benar

Lebih sulit untuk mengukur dan memantau apakah karyawan Anda menyelesaikan pekerjaan dengan benar. Itu karena lebih sulit untuk mendefinisikan dan mengukur apa artinya "dilakukan dengan benar". Di sini lagi, seperti halnya jadwal, Anda perlu menetapkan harapan dan tujuan yang jelas dan spesifik. Dan sementara dengan jadwal Anda memungkinkan fleksibilitas dan kelonggaran Anda harus kurang fleksibel dalam hal kualitas. Bagus itu baik.

Jangan lupa target Anda. Ketika kita berbicara tentang "dilakukan dengan benar", ingat Anda akan "sangat baik" tidak "sempurna". Dan jangan lupa untuk fokus pada hasil daripada proses.

Mengevaluasi Kinerja

Cara terbaik untuk melacak kemajuan karyawan Anda sehubungan dengan menyelesaikan pekerjaan dengan benar adalah sering melakukan pertemuan dan menggunakan "tunjukkan dan beri tahu" secara bebas. Ketika seorang karyawan melaporkan telah membuat kemajuan yang berarti, minta mereka menunjukkan kepada Anda apa yang telah mereka lakukan. Pada awal proyek, pekerjaannya mungkin sedikit kasar dan hanya sebagian yang selesai. Itu yang diharapkan. Namun, seiring berjalannya waktu, demonstrasi karyawan harus menunjukkan kemajuan dengan pekerjaan menjadi lebih lancar dan lebih lengkap.

Kunci selama ulasan kualitas ini adalah untuk memastikan estimasi karyawan tentang kualitas pekerjaan yang dilakukan sejauh ini sesuai dengan milik Anda. Jika Anda merasa bahwa kualitas pekerjaan yang dilakukan untuk titik ini masih kasar dan pendahuluan, Anda perlu mendiskusikan perbedaannya dengan karyawan dan mengatur ulang harapan mereka. Jika tidak, ketika mereka berpikir mereka telah mencapai kualitas selesai, Anda cenderung menilai pekerjaan itu hanya selesai.

Intinya

Saat meninjau pekerjaan yang telah Anda delegasikan kepada bawahan, ingatlah bahwa Anda masih bertanggung jawab atas pekerjaan mereka. Jadi pastikan pekerjaan dilakukan tepat waktu dan dilakukan dengan benar seperti dibahas di atas. Pada tanda kesulitan pertama, Anda harus masuk dan menyesuaikan standar karyawan agar sesuai dengan standar Anda.