Contoh Umpan Balik Positif di Tempat Kerja

Ken Blanchard, seorang penulis dan pakar manajemen, pernah berkata, “ Umpan balik adalah sarapan para juara.” Itu semua baik dan bagus, tapi apa tepatnya aku s umpan balik dan apa cara terbaik untuk memberikannya untuk hasil terbaik? Berikut adalah beberapa contoh umpan balik positif, dan beberapa contoh umpan balik tidak efektif yang mungkin ingin Anda hindari.

Tujuan Umpan Balik

Tujuan umpan balik adalah untuk memperkuat perilaku positif yang berkontribusi pada kinerja atau menghilangkan perilaku negatif yang dapat mengurangi kinerja. Karyawan yang baik perlu dan ingin tahu apa yang mereka lakukan, dan manajer yang efektif bekerja keras untuk menguasai seni dan proses melakukan percakapan yang sulit dan menawarkan pujian yang bermakna.

Memberikan umpan balik adalah salah satu bagian terpenting dari pekerjaan manajer.

Kita semua memiliki titik buta, dan seorang manajer yang berfokus pada pengembangan karyawan dapat membantu membuka mata karyawan terhadap titik-titik buta itu. Dia dapat melatih karyawan tentang cara meningkatkan.

Umpan Balik yang efektif

Umpan balik positif dan efektif harus:

• Spesifik: Langsung ke intinya. Jangan seret insiden semi-terkait atau serupa lainnya ke dalam percakapan. Fokus pada satu acara per percakapan.
• Tulus: Jika Anda memiliki konflik kepribadian dengan individu tersebut, pertimbangkan untuk meminta bantuan penyelia lain untuk menyampaikan umpan balik daripada berhenti seperti Anda memberikan pujian dengan enggan - atau lebih buruk lagi, bahwa Anda terlalu keras tentang suatu kesalahan.
• Tepat waktu: Atasi masalah saat masalah itu muncul, bukan setelah kebiasaan negatif mengakar. Berikan penghargaan penghargaan segera setelah karyawan mencapai sesuatu. Peristiwa itu masih akan segar di benak karyawan sehingga ia dapat menempatkannya dalam konteks dan mengambil pendekatan yang sama lagi.

• Bermakna atau perilaku: Umpan balik harus secara langsung membahas pekerjaan atau bagaimana individu menangani pekerjaan itu.
• Sesuatu yang bisa diubah oleh orang itu: Jika perubahan adalah tantangan yang sulit, tawarkan saran atau bantuan setidaknya. Dapatkan karyawan untuk mengambil langkah pertama ke arah yang benar.

Berikut adalah beberapa jenis umpan balik yang umum, dengan contoh trek kata yang baik dan buruk untuk masing-masing.

Umpan Balik Kinerja Pekerjaan

Contoh positif: “Bill, Anda melampaui target produksi sebesar 20 persen minggu lalu. Kerja bagus. Itu benar-benar akan membantu kita memenuhi keseluruhan produksi pabrik dan tujuan finansial kita. Bagaimana kamu melakukannya?"

Contoh yang buruk: “Bill, aku baru sadar kamu melebihi target produksimu bulan lalu. Sasaran bulan ini akan meningkat sebesar 20 persen."

Contoh yang buruk: "Bill, saya perhatikan Anda melampaui target produksi bulan lalu. Saya harap ini tidak berarti Anda akan meminta kenaikan gaji."

Contoh pertama menunjukkan minat pada keterampilan Bill, sedangkan Bill belum menerima kemiripan imbalan untuk produksi teladannya dalam tanggapan kedua atau ketiga. Faktanya, dua tanggapan ini mungkin meyakinkannya bahwa dia tidak perlu repot-repot bekerja keras lagi.

Umpan Balik Perilaku

Contoh positif: "Nancy, saya perhatikan pada pertemuan pagi ini bahwa Anda menjadi defensif ketika data Anda ditantang selama presentasi Anda. Ketika Amy mengajukan pertanyaan tentang perhitungan Anda, Anda kekurangan dengannya dan mengatakan kepadanya bahwa ia perlu percaya bahwa Anda tahu cara lakukan pekerjaan Anda. Ketika Anda menanggapinya seperti itu, dia tutup untuk sisa pertemuan dan tampak marah. Anda benar-benar membutuhkan dukungannya, dan saya ingin tahu apakah Anda akan memilikinya sekarang. Apa pendapat Anda?"

Contoh yang buruk: "Nancy, kamu membentak Amy dalam pertemuan minggu lalu. Anda perlu mengendalikan amarah Anda. ”

Contoh yang buruk: ' Nancy, tolong tinggalkan emosimu di rumah. Respons Anda terhadap Amy sangat tidak profesional."

Sudah ditetapkan bahwa Nancy tidak menanggapi kritik dengan baik. Anda tidak akan meyakinkannya untuk memperbaiki perilakunya dengan mengkritiknya lebih lanjut. Tanggapan pertama meminta bantuannya untuk memperbaiki situasi.

Umpan Balik Karier

Contoh positif: "Matt, saya pikir Anda memiliki potensi kepemimpinan. Anda telah menunjukkan kemampuan untuk memotivasi tim, Anda dapat menghadapi ambiguitas, dan Anda belajar dengan cepat. Apakah kepemimpinan adalah sesuatu yang Anda tertarik untuk dijelajahi?"

Contoh yang buruk: "Matt, selamat, saya mempromosikan Anda!"

Contoh yang buruk: "Sepertinya Anda mungkin lebih tertarik pada peran kepemimpinan, tetapi saya pikir Anda perlu fokus pada tanggung jawab pekerjaan Anda saat ini."

Anda tidak memberikan input nyata dalam respons kedua. Mengapa Anda mempromosikannya? Beri Matt sesuatu untuk dikembangkan dan dibanggakan, seperti yang disediakan dalam respons pertama. Respons ketiga sebenarnya mencegah Matt mengasah keterampilan itu.

Umpan Balik Reputasi

Contoh positif: “ Lisa, saya telah mendengar dan memperhatikan bahwa karyawan baru kami telah mendatangi Anda untuk meminta nasihat tentang bagaimana berhasil dalam budaya kita. Anda tampaknya mengembangkan reputasi sebagai seseorang yang benar-benar memahami bagaimana kami melakukan hal-hal di sekitar sini. Itu keren. Terima kasih telah membantu mereka, saya sangat menghargainya. Anda adalah teladan bagi nilai-nilai kami, dan saya yakin karyawan baru kami menghargai saran Anda."

Contoh yang buruk: "Lisa, Anda mulai mengembangkan reputasi sebagai pengeluh. Cobalah untuk tetap lebih positif. ”

Contoh yang buruk: ' Lisa, tolong jangan membahas masalah pribadi dengan karyawan baru kami. Ini tempat kerja. Kami tidak punya waktu atau kecenderungan untuk menyelidiki masalah budaya."

Karyawan merespons pujian. Contoh pertama memberikannya. Dua tanggapan kedua dapat membatasi perilaku yang sebenarnya bermanfaat bagi perusahaan Anda, belum lagi bahwa mereka melemahkan semangat karyawan dan akan memengaruhi dinamika Anda sendiri dengannya.

Umpan Balik Yang Datang Dari Orang Lain

Contoh positif: "Tom, saya mendapat umpan balik dari orang lain di departemen bahwa Anda terlalu kritis terhadap mereka tentang pekerjaan mereka. Saya belum langsung melihat Anda melakukan ini sendiri, tetapi saya khawatir orang lain telah memperhatikan dan itu cukup mengganggu mereka sehingga mereka mendatangi saya. Bisakah Anda menjelaskan tentang ini?"

Contoh yang buruk: "Tom, saya pikir Anda terlalu kritis terhadap anggota tim Anda."

Contoh yang buruk: "Carly dan Jeff mengeluh kepada saya tentang Anda terlalu keras terhadap mereka. Apa yang terjadi dengan itu? Apakah ini benar?"

Meskipun contoh pertama dan ketiga sama-sama berusaha mencari tahu mengapa Tom begitu kritis, hanya respons pertama yang membuatnya menjadi masalah di tempat kerja, bukan tuduhan yang ditujukan semata-mata pada Tom.

Umpan Balik Tentang Masalah Pribadi Yang Diduga

Contoh positif: “ Ann, saya perhatikan Anda belum menjadi diri sendiri selama dua minggu terakhir. Anda membuat dua kesalahan signifikan pada dua proposal terakhir Anda, Anda melewatkan tenggat waktu yang penting, dan ketika kami bertemu kemarin, Anda sepertinya tidak memperhatikan saya. Saya harus mengulangi diri saya dua kali. Saya khawatir karena ini sama sekali tidak seperti Anda. Jika ada sesuatu yang terjadi dalam hidup Anda, saya menyadari bahwa itu mungkin pribadi dan bukan urusan saya, tetapi saya khawatir hal itu memengaruhi pekerjaan Anda. Apakah ada sesuatu yang saya bisa lakukan?"

Contoh yang buruk: "Ann, apakah Anda dan suami Anda mengalami masalah?"

Contoh yang buruk: "Anda jauh lebih baik dalam pekerjaan Anda sebelum Anda mulai memiliki masalah pribadi. Apa yang terjadi?"

Perhatikan bahwa pendekatan pertama tidak mencoba mengidentifikasi masalah pribadi. Karyawan itu akan merasa dihargai bahwa privasinya dijunjung tinggi. Tetap berpegang pada kinerja pekerjaan, dan tawarkan bantuan jika Anda bisa. Buat rujukan ke Program Bantuan Karyawan jika Anda punya satu.

Pendekatan ketiga mengkritik Ann karena sesuatu yang kemungkinan besar di luar kendalinya. Dia kemungkinan besar akan memperbaiki masalah jika dia bisa. Anda hanya menambahkan lebih banyak stres, yang kontraproduktif.

Garis bawah

Contoh dan trek kata ini hanya sampel. Cara umpan balik disampaikan dan bagaimana masalah dibahas tentu akan tergantung pada konteks dan tingkat kepercayaan antara manajer dan karyawan. Namun, contoh-contoh yang sedikit berlebihan ini diharapkan akan menawarkan model yang efektif untuk mempersiapkan dan membuka diskusi umpan balik Anda.